Affittare un ufficio inutilizzato: come farlo rendere a ore

Il conto che nessuno fa: quanto costa una stanza ferma

Di solito non te ne accorgi guardando i numeri, te ne accorgi camminando per l’ufficio. Se vuoi una misura vera, per due settimane segna su un foglio le ore in cui la sala riunioni è effettivamente occupata. Quasi sempre il risultato è molto più basso di quanto sembrasse a memoria.

Il punto è che quella stanza non costa meno quando è vuota. L’affitto si paga sui metri quadri, non sull’uso. Utenze, connessione, assicurazione e pulizie corrono uguali. Una porta chiusa è un costo fisso che non produce niente, e in bilancio non si vede perché è annegata dentro il canone complessivo.

Nella pratica i casi sono sempre gli stessi:

• La sala riunioni grande, pensata per i consigli di amministrazione e usata poche ore al mese.
• Le postazioni assegnate a chi viene in sede due o tre giorni a settimana, vuote negli altri.
• Un’ala o un piano rimasti liberi dopo una riorganizzazione, con l’affitto invariato.
• La stanza singola di un socio uscito o di un collaboratore che ora lavora da remoto.
• La sala usata solo per la formazione interna, cioè due o tre volte l’anno.

Cosa puoi affittare davvero

Non devi svuotare l’ufficio e non devi mettere scrivanie ovunque. Quello che si affitta a ore è quasi sempre una di queste quattro cose, e la prima è di gran lunga la più semplice.

La regola pratica è una sola: parti da ciò che è già pronto e non richiede di spostare nessuno. Se per affittare una stanza devi riorganizzare mezza azienda, hai scelto la stanza sbagliata.

• Una [sala riunioni](/sala-riunioni) nelle ore libere. È l’opzione con meno attrito: chi prenota arriva, sta due ore, se ne va. È anche quella che rende di più per ora, intorno ai 40 euro all’ora nella media italiana. Se hai una cosa sola da mettere online, metti questa.
• Una o due scrivanie in open space, a giornata. Funziona se hai postazioni libere in modo stabile e un angolo separabile dal resto del team: è la formula tipica del coworking, adatta a freelance e remote worker della zona.
• Un ufficio chiuso, a giornata o a settimana. La stanza singola rimasta libera è perfetta per chi ha bisogno di riservatezza per qualche giorno: consulenti in trasferta, commerciali di passaggio, chi lavora su progetto. Vale come ufficio a tutti gli effetti.
• La sala grande per corsi e formazione. Se hai una stanza con proiettore e sedie, la stessa che usi per i corsi interni, può diventare una sala corsi prenotabile nei giorni in cui a te non serve.

La paura vera: estranei in mezzo ai tuoi dati

È la prima obiezione che si fa chiunque, ed è un’obiezione giusta. Un ospite che gira libero fra le scrivanie, sente una telefonata su un cliente e vede una schermata aperta è un problema, non un ricavo. La buona notizia è che si gestisce con accorgimenti banali, decisi una volta sola.

Se tratti dati di clienti e fornitori, l’accesso fisico ai documenti rientra nelle misure di sicurezza che già ti riguardano. Vale la pena parlarne con chi ti segue sulla privacy prima di aprire la porta a qualcuno, così metti nero su bianco due regole invece di improvvisarle.

• Scegli la stanza giusta, non quella che avanza: quella più vicina all’ingresso, raggiungibile senza attraversare le aree di lavoro.
• Decidi tu le fasce orarie. Se preferisci ospiti quando in sede c’è poca gente, apri solo quelle: le prenotazioni arrivano quando dici tu, mai a sorpresa.
• Accogli e accompagna. L’ospite entra, viene portato in sala, sa dove sono bagno e punto caffè. Il resto dell’ufficio non fa parte del giro.
• Rete Wi-Fi separata per gli ospiti, distinta da quella aziendale. È la misura più importante e costa nulla: il tuo tecnico la configura in mezz’ora.
• Armadi che si chiudono a chiave, scrivania sgombra nella stanza affittata, nessun archivio e nessun documento dentro quella porta.

Cosa controlli prima di pubblicare

Cinque verifiche, da fare prima di scattare le foto e non dopo la prima richiesta.

Sul contratto da far firmare e sul lato fiscale c’è una guida dedicata, il contratto di coworking. Leggila, poi porta la questione al tuo commercialista: come fatturi e con quale trattamento dipende dalla tua situazione, e non è materia da decidere leggendo un articolo.

• Il contratto di locazione, se l’immobile non è tuo. Cerca le clausole su sublocazione, cessione e ospitalità di terzi: in molti contratti commerciali c’è scritto qualcosa, e ignorarlo è l’unico errore davvero costoso.
• Il proprietario. Parlarne prima, e avere una risposta scritta, evita discussioni dopo. Spesso la richiesta passa senza problemi: l’immobile resta usato come ufficio, cioè esattamente la sua destinazione.
• Il regolamento condominiale, se sei in uno stabile con altri. Guarda le voci su destinazione d’uso delle unità, andirivieni di persone e uso delle parti comuni.
• L’assicurazione. Chi entra a pagamento è un terzo dentro i tuoi locali: chiedi al tuo intermediario se la responsabilità civile copre già la situazione o serve un’estensione.
• La sicurezza di base, le stesse cose che valgono per i tuoi dipendenti: vie di uscita libere, estintori in ordine, planimetria visibile.

Affittare a ore non è subaffittare

La differenza sembra formale ed è invece il cuore della cosa. Nel subaffitto cedi a qualcun altro il godimento di una porzione dell’immobile per un periodo: quella porzione, per quel tempo, è sua. Quando affitti a ore fornisci un servizio: la stanza resta tua e sotto il tuo controllo, l’ospite non ha le chiavi, entra in una fascia definita e usa quello che gli metti a disposizione, dal Wi-Fi allo schermo alle pulizie.

Conta per tre motivi pratici: perché un divieto di sublocazione nel tuo contratto non riguarda una prestazione di servizi, perché il condominio vede persone che entrano in un ufficio e non un nuovo inquilino, perché cambia il modo in cui incassi e fatturi.

Attenzione però: la differenza regge se nei fatti si comporta come un servizio. Se dai le chiavi a qualcuno e sparisci per sei mesi, il nome scritto sul documento conta poco. Anche qui, due domande al commercialista prima di partire valgono più di qualsiasi modello scaricato.

Da dove si comincia, senza stravolgere il lavoro

Una stanza sola, in fasce orarie decise da te. È il modo per capire se nella tua zona esiste domanda senza rischiare niente e senza chiedere a nessuno di cambiare abitudini.

Le prime prenotazioni saranno corte, spesso di due ore. È normale, ed è esattamente il tipo di cliente che torna: chi trova una sala comoda vicino ai propri clienti tende a riprenotare la stessa. Per farti un’idea degli ordini di grandezza prima di decidere, puoi vedere quanto puoi guadagnare con lo spazio che hai già.

• Scegli lo spazio più facile, quasi sempre la sala riunioni.
• Decidi due o tre fasce, per esempio le mattine dal lunedì al mercoledì, oppure il venerdì intero.
• Fai foto vere, con la luce del giorno, e scrivi cosa c’è dentro: quante persone entrano, se c’è uno schermo, se c’è parcheggio.
• Metti un prezzo guardando cosa chiedono gli altri nella tua zona, non a sentimento.
• Prova un mese così. Se funziona allarghi le fasce, poi eventualmente aggiungi una seconda stanza.