Contratto di coworking: cosa firmare, normativa e fisco

Perché non è un contratto d’affitto

In una locazione cedi a qualcuno la disponibilità esclusiva di un immobile per un periodo, e quel qualcuno ne fa quello che vuole entro i limiti del contratto. In un coworking non succede questo: la persona usa uno spazio insieme ad altri, in orari definiti, e insieme allo spazio riceve una serie di servizi.

La differenza non è una sottigliezza da avvocati, è proprio la sostanza del rapporto. Chi prenota una postazione non compra dei metri quadri: compra un posto dove lavorare con tutto acceso, Wi-Fi, corrente, pulizie, reception, sale prenotabili, stampante. Se togli i servizi, resta un affitto. Se ci sono, è un servizio.

Cosa cambia in pratica

Inquadrare bene il rapporto ha tre conseguenze concrete, ed è per questo che vale la pena non improvvisare il contratto.

• IVA. Le prestazioni di servizi seguono le regole IVA ordinarie, mentre molte locazioni di immobili hanno un trattamento diverso. Cambia cosa emetti e cosa scrivi in fattura.
• Registrazione. Gli obblighi previsti per i contratti di locazione non si applicano allo stesso modo a un contratto di servizi. È uno dei motivi per cui la qualificazione corretta conta.
• Cedolare secca. È un regime pensato per le locazioni: su una prestazione di servizi non è la strada. Chi te la propone probabilmente sta inquadrando il rapporto come affitto, con tutto quello che ne consegue.

Il rischio da evitare: la riqualificazione

Il pericolo vero non è scrivere male il contratto: è comportarsi come un locatore pur avendo scritto "servizi". Se in concreto dai a una persona una stanza chiusa, con la sua chiave, a tempo indeterminato e senza nessun servizio reale, quel rapporto può essere letto per quello che è, cioè una locazione, a prescindere dal titolo del documento.

Vale il principio generale che conta la sostanza, non il nome. Quindi la domanda giusta da farsi non è "come lo chiamo" ma "che cosa sto davvero dando". Questi sono gli elementi che tengono il rapporto dalla parte giusta.

• Disponibilità non esclusiva o a tempo: lo spazio si usa in certi orari o si prenota, non si occupa stabilmente.
• Servizi reali e dimostrabili: connessione, utenze, pulizie, assistenza, accesso alle aree comuni. Elencali, non darli per scontati.
• Durata definita e rinnovabile, non un rapporto a tempo indeterminato che somiglia a un affitto.
• Nessuna consegna di un immobile identificato in via esclusiva, se non per il tempo della prenotazione.

Cosa scrivere nel contratto

Un contratto di coworking non deve essere lungo, deve essere chiaro su sette punti. Se ci sono tutti, il resto è ordinaria amministrazione.

• Chi sono le parti e cosa fa il gestore: fornisce un servizio, non concede un immobile.
• Che cosa è compreso, voce per voce: postazione o sala, orari di accesso, connessione, utenze, pulizie, aree comuni, eventuali stampe o sale incluse.
• Le modalità d’uso: orari, prenotazione delle sale, ospiti esterni, cosa non è ammesso.
• Il corrispettivo e come si paga: a ore, a giornata, in abbonamento, con che tempi e che modalità.
• Durata e disdetta, con un preavviso proporzionato.
• Responsabilità e assicurazione: chi risponde di cosa, e cosa succede in caso di danni.
• Privacy e dati, perché tratti dati di persone e aziende che entrano nello spazio.

E se voglio dare anche la sede legale?

La domiciliazione, cioè concedere il proprio indirizzo come sede legale o operativa di un’altra impresa, è un servizio a sé stante e va gestito a parte: ha regole sue, comporta la gestione della corrispondenza e va messo per iscritto in modo distinto rispetto all’uso dello spazio.

Non è un accessorio da aggiungere a voce a un contratto di postazione: se lo offri, mettilo nero su bianco come servizio separato, con il suo corrispettivo.