Ufficio a ore e affitto temporaneo: quanto costa e quando conviene

Cos'è un ufficio a ore e cosa stai pagando

Un ufficio a ore è una stanza con una porta che si chiude, prenotabile a tempo. Costa in media 27 € l'ora e 98 € al giorno. Non firmi una locazione, non lasci un deposito, non devi dare un preavviso per andartene: quando la prenotazione finisce, hai finito.

Quello che trovi dentro è un ufficio già in funzione. Nella quasi totalità dei casi il prezzo comprende:

La differenza con un ufficio in affitto tradizionale non è la stanza, che spesso è identica. È il modo in cui la paghi, a consumo invece che al mese, senza portarti dietro niente quando smetti.

Il formato più diffuso è la stanza da una a quattro persone dentro un edificio che ospita anche altro: un coworking, un centro uffici, uno studio professionale con qualche stanza in più. Per questo trovi uffici prenotabili anche dove non esiste un vero mercato di piccoli uffici in locazione.

• Scrivania, sedute e di solito un armadio o una cassettiera.
• Corrente, riscaldamento e climatizzazione, senza contatori intestati a te.
• Connessione a internet, spesso con una rete dedicata agli ospiti.
• Pulizia della stanza fra un ospite e l'altro.
• Quello che c'è nell'edificio: bagni, area caffè, a volte una stampante.

Ufficio a ore, temporaneo, giornaliero, a consumo: cambia qualcosa?

Quasi niente. Sono nomi diversi per lo stesso prodotto e cambiano soprattutto in base a quanto dura la prenotazione e a chi la sta cercando.

Quello che cambia davvero è l'unità di misura del prezzo, e vale la pena guardarla. Con le medie nazionali, 27 € l'ora e 98 € al giorno, una giornata costa quanto poco più di tre ore e mezza. Se pensi di restare quattro ore o più, chiedere la tariffa giornaliera conviene quasi sempre, anche se poi esci prima.

L'altra variabile è il minimo di prenotazione. Molti uffici non si prenotano per meno di due ore, alcuni per meno di mezza giornata. Se ti serve un'ora sola, è un dettaglio da verificare prima e non dopo aver scelto lo spazio.

Sopra il mese la logica si ribalta di nuovo: molti spazi trattano una tariffa fissa per il periodo e a quel punto non stai facendo una prenotazione, stai prendendo una sede provvisoria.

• Ufficio a ore: una fascia dentro la giornata, tipica di chi deve ricevere qualcuno o fare due call di fila.
• Ufficio giornaliero o ufficio per un giorno: la giornata intera, di solito dall'apertura alla chiusura dell'edificio.
• Noleggio ufficio: la stessa cosa detta come la direbbe chi noleggia un'auto. Lo usano spesso le aziende, perché è la formula che entra bene in un ordine di acquisto.
• Ufficio temporaneo: qui si parla di settimane o mesi, con la stanza che resta la tua per tutto il periodo.
• Ufficio a consumo: è la formula, non la durata. Paghi il tempo che usi e niente altro.

Quanto costa un ufficio, città per città

La media nazionale è 98 € al giorno, ma è una media su 1.778 spazi in 396 città e serve solo a darti l'ordine di grandezza. Sul singolo mercato il numero si muove parecchio.

Poi c'è Amalfi, dove la media al giorno è 750 €. Non è un errore, ed è esattamente il motivo per cui le medie vanno lette con la testa: dove gli spazi prenotabili sono pochissimi e molto particolari, basta un ufficio con vista per spostare tutto. Vale anche per Avezzano: quei 140 € non dicono che lì lavorare costa più che a Milano, dicono che ci sono pochi uffici e uno di questi è caro.

Nelle città con più offerta il dato è più solido, perché nasce da più listini. Milano ha 71 spazi prenotabili, Roma 55, Napoli 16, Torino 15, Bari 13, Venezia e Firenze 12, Bologna 10. Sotto la decina, tratta la media come un'indicazione e vai a guardare i prezzi veri degli uffici privati nella zona che ti interessa.

Se vuoi il numero della tua città, tipologia per tipologia, è tutto nell'osservatorio prezzi e si aggiorna sui listini reali degli spazi.

• Brescia: 159 € al giorno
• Avezzano: 140 € al giorno
• Milano: 132 € al giorno
• Firenze: 124 € al giorno
• Piacenza: 114 € al giorno
• Catania: 112 € al giorno
• Vicenza: 109 € al giorno

Ufficio a ore o affitto con canone: da quanti giorni cambia la convenienza

Il confronto onesto non è 98 € al giorno contro il canone mensile. È 98 € al giorno contro il canone più tutto quello che il canone si porta dietro, e quella seconda parte pesa più di quanto sembri.

Sommato tutto, il conto va fatto sui giorni in cui l'ufficio ti serve davvero. Due giorni a settimana sono circa nove giorni al mese, cioè intorno agli 880 € con la media nazionale. Cinque giorni a settimana sono circa ventuno giorni, oltre i 2.000 €, e lì il canone torna in gioco quasi sempre.

La soglia pratica sta in mezzo. Sotto i dieci giorni al mese il temporaneo vince quasi sempre, perché un canone lo paghi anche nei giorni in cui la stanza resta vuota. Fra dieci e quindici la differenza si assottiglia e dipende dalla città. Sopra i quindici giorni rifai il conto con i numeri veri della tua zona, mettendo insieme canone, spese, utenze e arredo: spesso il canone torna avanti.

Resta una voce che nel foglio di calcolo non entra: con il temporaneo puoi smettere. Se il progetto finisce, se la città non funziona, se il team cambia forma, chiudi e basta. In una locazione quella libertà la paghi con la durata minima e il preavviso.

Sugli aspetti contrattuali e fiscali, dalla registrazione alla deducibilità dei costi, la risposta cambia in base a come sei inquadrato: falla dare al tuo commercialista prima di firmare qualsiasi cosa.

• Il deposito cauzionale, di solito qualche mensilità che resta ferma.
• La registrazione del contratto e le spese che la accompagnano.
• Le spese condominiali, che arrivano a parte e non le decidi tu.
• Utenze e allacci: luce, riscaldamento, linea internet, con i loro tempi di attivazione.
• L'arredo, perché la stanza te la consegnano vuota.
• Le pulizie, cioè un fornitore in più da trovare e gestire.
• Il tempo: durata minima, preavviso di disdetta e spesso il ripristino dei locali alla fine.

Ufficio privato o coworking: quando i 98 euro si giustificano

Una giornata di coworking costa in media 42 €, una postazione singola 45, un ufficio privato 98. Stai pagando più del doppio per una cosa sola, la porta. Quindi la domanda non è quale costa meno, è se la porta ti serve.

Non serve quando lavori in silenzio davanti a un portatile e hai una call ogni tanto. In quel caso il conto migliore è coworking più una sala riunioni presa solo quando ti serve, 38 € l'ora di media: una giornata di coworking più un'ora di sala resta sotto i 98 € dell'ufficio, con due ore li supera e a quel punto tanto vale prendere la stanza e stare tranquillo.

C'è anche la via di mezzo, l'ufficio dedicato dentro un coworking: una stanza tua con i servizi comuni dell'edificio intorno. Funziona bene per chi ha bisogno della porta ma non tutti i giorni della settimana.

Se vuoi vedere come cambia il conto sul tuo caso, cioè quanti giorni esci di casa e quante riunioni fai davvero in un mese, il calcolatore qui sotto mette le tre formule una accanto all'altra.

• Fai call e telefonate per buona parte della giornata e non puoi farle a mezza voce.
• Lavori su dati o documenti che non devono stare sullo schermo davanti a estranei.
• Ricevi clienti, fornitori o candidati e vuoi che entrino in una stanza, non a un tavolo condiviso.
• Siete in due o tre e vi parlate di continuo, cosa che in open space diventa fastidiosa per tutti.
• Devi lasciare del materiale fra un giorno e l'altro: campioni, faldoni, attrezzatura.

Ufficio virtuale e domiciliazione: perché non c'entrano

Un ufficio virtuale non è uno spazio, è un indirizzo. Compri il diritto di usare quell'indirizzo e i servizi che ci girano attorno, la ricezione della posta e a volte una segreteria telefonica. Non c'è una stanza dove andare a lavorare, ed è la ragione per cui costa poco.

L'ufficio a ore fa il contrario: ti dà lo spazio fisico per il tempo che prenoti, ma la prenotazione non ti dà nessun indirizzo da usare per la tua attività. Sono due bisogni diversi che capita di avere insieme, e diversi operatori li vendono nello stesso pacchetto: da lì nasce quasi tutta la confusione.

La domiciliazione, cioè usare quell'indirizzo come sede della tua attività, è un accordo a parte, con requisiti formali suoi, e va messo per iscritto con chi ti ospita. Non è una cosa che ottieni prenotando una giornata di ufficio, per quante volte tu ci torni.

Se il tuo problema è la sede e non lo spazio, chiedi al commercialista prima di muoverti: quali indirizzi puoi usare e cosa comporta dipende dalla forma giuridica e dal tipo di attività. Se invece il problema è avere una stanza dove lavorare o ricevere qualcuno, ti basta prenotare e non ti serve nient'altro.

I casi in cui un ufficio temporaneo risolve davvero un problema

Nella pratica le richieste si assomigliano tutte, e sono quasi sempre queste cinque.

Il filo comune è che in tutti e cinque i casi il bisogno ha una scadenza scritta sopra. Quando invece è permanente, la domanda cambia e torni al conto della sezione precedente.

• La trasferta. Arrivi in una città per due o tre giorni, hai appuntamenti sparsi e ore morte in mezzo. L'alternativa è il bar o la hall dell'albergo, che regge finché non devi parlare di qualcosa di riservato.
• Il progetto fuori sede. Un cantiere, un'installazione, l'apertura di un punto vendita: per qualche settimana serve un posto dove il gruppo si trova la mattina, lascia le carte e fa il punto la sera.
• L'ufficio di appoggio in un'altra città. Stai provando un mercato nuovo e non vuoi aprire una sede per scoprire se funziona. Prendi una stanza due giorni a settimana e vedi come va.
• Il periodo fra due sedi. Il vecchio contratto è scaduto, il nuovo ufficio non è pronto. Sono i due mesi in cui un temporaneo ti evita di rimandare tutti a lavorare da casa per forza.
• Il colloquio o la conversazione delicata. Una selezione, una trattativa, un chiarimento con un socio. Sono cose che in open space non si fanno, e due ore di stanza costano poco rispetto al danno di farle male.

Cosa serve per entrare e quanto prima conviene prenotare

Serve pochissimo: la conferma della prenotazione e un documento. Niente cauzione, niente contratto da firmare in anticipo e, per una giornata singola, nella maggior parte dei casi non ti chiedono altro.

Per le prenotazioni lunghe, settimane o mesi, di solito ti chiedono i dati di fatturazione e i nomi delle persone che entreranno, perché devono consegnare chiavi o badge. È normale e si sistema via email prima dell'arrivo.

Sui tempi dipende da quanto è servita la città. Dove l'offerta è larga, una giornata singola si trova spesso per il giorno dopo o in giornata. Dove gli spazi prenotabili sono una decina in tutto, come a Bologna, o sedici come a Napoli, muoverti con qualche giorno di anticipo ti evita di dover cambiare zona all'ultimo momento.

Per i periodi lunghi conta due o tre settimane. Non perché manchi il posto, ma perché una stanza che tieni per un mese è meglio averla vista, e conviene passarci prima di confermare.

• Chi ti apre e a che ora, soprattutto se arrivi presto o resti oltre l'orario dell'edificio.
• Come si entra: citofono, badge, codice, oppure c'è qualcuno alla reception.
• Un numero di telefono di chi gestisce lo spazio, non solo la chat della piattaforma.

Cosa controllare nell'annuncio prima di prenotare

Gli uffici si assomigliano nelle foto e si distinguono nei dettagli. Prima di confermare, guarda queste cose.

Ultima, banale ma decisiva: guarda dov'è. Un ufficio un po' sopra la media vicino alla stazione può costarti meno di uno in media dall'altra parte della città, se ci devi andare tre giorni e ogni volta perdi un'ora fra traffico e spostamenti.

Con questi punti in testa il confronto fra due annunci diventa questione di minuti. Puoi partire dagli uffici privati della città che ti interessa e filtrare per data e orario.

• Prezzo orario e giornaliero insieme. Se ci sono tutti e due, fai il rapporto: oltre le tre ore e mezza la giornata di solito conviene.
• Il minimo di prenotazione. Due ore, mezza giornata, giornata intera: cambia il conto più della tariffa.
• Cosa è incluso. Utenze e connessione quasi sempre lo sono, pulizia finale, stampe e parcheggio non sempre.
• Quante persone ci stanno sedute. Non quante ci entrano: quante lavorano comode con un portatile davanti.
• La connessione. Se stai in videochiamata tutto il giorno, chiedi che rete c'è e non accontentarti di un generico wi-fi incluso.
• Il rumore. Stanza sulla strada, pareti divisorie sottili, corridoio di passaggio: se devi telefonare, è la variabile che ti rovina la giornata.
• Se nell'edificio c'è una sala riunioni e quanto costa aggiungerla, nel caso ti serva per un'ora.
• Orari di accesso e cosa succede se sfori, perché lo sforamento a volte si paga a ora piena.
• La cancellazione. Fino a quando puoi disdire senza pagare: sulle trasferte è la clausola che usi più spesso.