Sala per l'assemblea di condominio: dove farla e quanto costa

Perché androne, garage e bar non vanno bene

Sono le tre soluzioni classiche e hanno tutte lo stesso difetto: non sono posti nati per far parlare venti o trenta persone di soldi. Nella pratica succede questo.

Il punto non è la formalità. In assemblea si leggono i numeri, si confrontano preventivi, si vota una spesa: servono un tavolo, un minimo di silenzio e un po' di riservatezza. Il consuntivo e le morosità non sono argomenti da tavolino di bar.

• Androne: portone che si apre di continuo, corrieri, vicini che passano, acustica pessima e d'inverno un freddo che spinge tutti a chiudere in fretta. Soprattutto, nessuno è seduto e nessuno ha un piano d'appoggio.
• Garage: eco, luce scarsa, auto che entrano ed escono. Chi verbalizza scrive appoggiato al cofano e dopo mezz'ora l'assemblea è già insofferente.
• Bar: musica di sottofondo, altri clienti a un metro, tavolini separati con metà dei condomini girati di spalle. E a una certa ora il locale chiude, quindi non decidi tu quando finire.
• Casa di un condomino: sembra la soluzione più comoda, ma mette una parte in posizione di padrone di casa e crea imbarazzi. Con più di dieci persone, poi, semplicemente non ci si sta.

Quanti posti servono davvero

Il primo errore è prenotare contando le unità immobiliari. I presenti sono quasi sempre un numero diverso, e conviene stimarlo prima di scegliere la sala.

Le deleghe vanno contate, e per due motivi. Il primo è aritmetico: chi delega non viene, quindi la sala può essere più piccola di quanto suggerisca il numero di appartamenti. Il secondo è pratico: chi arriva con tre o quattro deleghe ha una cartellina di fogli da consegnare e firmare, e all'ingresso serve un tavolino per il ritiro, altrimenti l'assemblea comincia con dieci minuti di confusione.

Regola spiccia: prendi le unità, togli le deleghe già annunciate, aggiungi un margine del 20 per cento e arrotonda per eccesso. Per un palazzo da 12 famiglie servono in genere 12-15 posti, quindi basta una sala riunioni di taglia media. Sopra le 30 unità si superano facilmente i 25-30 presenti e conviene una sala con le sedie disposte a file, come una sala corsi; oltre il centinaio di posti si entra nel territorio della sala conferenze, con impianto audio e microfono, perché altrimenti chi sta in fondo non segue.

Meglio due sedie di troppo che due di meno. Una sala un po' vuota non dà fastidio a nessuno, una sala in cui cinque persone restano in piedi produce brontolii ancora prima che si apra la discussione.

Cosa deve avere la sala

Non serve niente di speciale, servono poche cose fatte bene. Questa è la lista minima da verificare prima di prenotare.

Se la sala ha uno schermo, portati il file del consuntivo su una chiavetta e un cavo tuo: sono i due oggetti che mancano sempre.

• Posti a sedere per tutti, contati sul numero reale dei presenti stimato prima.
• Un tavolo davanti, per chi presiede e chi verbalizza. Il verbale si scrive a mano o al computer, serve una superficie stabile e una luce decente.
• Prese di corrente vicino al tavolo, per il portatile e per la ciabatta che porterai comunque.
• Uno schermo o un proiettore: proiettare i conti è la cosa che accorcia di più le assemblee, perché tutti guardano la stessa riga invece di cercarla su una fotocopia.
• Accessibilità: ingresso senza gradini, ascensore se non è a piano terra, un bagno usabile. In un condominio c'è quasi sempre qualcuno anziano o con difficoltà a camminare, e se non riesce a entrare la sua voce sparisce dall'assemblea.
• Riscaldamento o aria condizionata e un bagno: sembra ovvio, ma alle nove di sera a gennaio fa la differenza fra due ore civili e una fuga generale.
• Wi-Fi, utile per aprire un preventivo al volo o collegare chi partecipa da remoto.
• Parcheggio o una fermata vicina, e un indirizzo facile da trovare al buio.

Gli orari: quasi sempre sera o sabato

Alle undici di martedì mattina non viene nessuno. Le assemblee vere si fanno dopo l'orario di lavoro, di solito fra le 18:30 e le 21, oppure il sabato mattina. Qui casca la maggior parte delle sale: sono spazi pensati per l'orario d'ufficio e alle 19 abbassano la serranda.

Per questo la disponibilità serale va chiesta prima di ogni altra cosa, prima ancora del prezzo. Le domande da fare subito sono quattro:

Prenota mezz'ora prima dell'orario di convocazione, perché ingresso, ritiro deleghe e saluti si mangiano sempre un quarto d'ora, e tieni un margine anche in coda: un'assemblea che finisce all'ora prevista è una rarità.

• A che ora si può entrare e a che ora bisogna liberare la sala, intesa come chiusura reale e non come orario di listino.
• Chi apre e chi chiude, e come entra chi arriva in ritardo.
• Se durante la serata c'è un referente in struttura o se resti solo tu con le chiavi.
• Se la tariffa serale o del sabato è diversa da quella diurna.

Quanto costa e come si divide la spesa

Una sala riunioni si affitta a ore e in Italia ci si muove intorno ai 40 euro l'ora per una sala media, con parecchia differenza fra grandi città e centri più piccoli. Un'assemblea da due o tre ore resta quindi nell'ordine del centinaio di euro, a volte meno se prendi una fascia serale in uno spazio di quartiere.

Diviso per i condomini è una cifra piccola. Su un palazzo da 20 unità, 120 euro sono 6 euro a famiglia una volta l'anno: detto così in assemblea funziona molto meglio che come voce anonima nel bilancio, perché la gente si lamenta della spesa finché non sente il numero vero.

Su come imputare la spesa e su cosa serve per farla approvare, la parola resta all'amministratore e al suo consulente: è materia di gestione condominiale e ogni condominio ha il suo regolamento e le sue tabelle. Quello che puoi fare tu è arrivare con un preventivo scritto della sala, così non si discute su un'idea vaga ma su una cifra.

Come si prenota e cosa controllare prima di confermare

Su Woolkye scegli città, data e orario, vedi la disponibilità reale, prenoti e paghi online e ricevi la conferma con indirizzo e contatti dello spazio. Non c'è un contratto da firmare né una trattativa da fare, e se hai tempo un sopralluogo prima non fa mai male.

Prima di confermare, controlla questi punti:

Ultima accortezza, la più banale e la più utile: nella convocazione scrivi il nome della sala, l'indirizzo esatto, il piano e come si entra, insieme a un numero di telefono. Metà delle chiamate della sera dell'assemblea sono persone ferme davanti al portone sbagliato.

• Durata e sforamento: chiedi cosa succede se finite mezz'ora dopo. Alcuni spazi lasciano correre, altri fatturano l'ora intera in più.
• Disdetta: le assemblee saltano o si rinviano, capita. Guarda entro quanti giorni puoi cancellare senza pagare, prima di confermare.
• Capienza reale: chiedi quante sedie ci sono in sala, non quante persone ci starebbero.
• Cosa è incluso: schermo, lavagna, acqua, riscaldamento fuori orario. Se qualcosa è un extra, meglio saperlo adesso che al momento del conto.
• Un referente raggiungibile al telefono la sera stessa, in caso di problemi con l'ingresso.
• Come si arriva: citofono, piano, parcheggio. Sono le informazioni che finiscono nella convocazione.