Affittare una sala riunioni a ore: quanto costa e come sceglierla

Quanto costa una sala riunioni all'ora

La media italiana è di 38 euro l'ora, e 199 euro se prendi la giornata intera. Sono i due numeri da tenere in testa mentre confronti gli annunci: ti dicono subito se la sala che stai guardando è nella norma, se è una stanza di rappresentanza o se è una stanza piccola in una zona di passaggio.

Il prezzo della singola sala riunioni si muove attorno a quella media per quattro motivi, quasi sempre gli stessi:

Un'altra cosa da guardare prima di fare i conti è la durata minima. Non tutti gli spazi vendono la singola ora: molti partono da due, perché fra un cliente e l'altro devono pulire, riordinare e far entrare le persone. Se la tua riunione dura cinquanta minuti, il prezzo che paghi non è quello di cinquanta minuti.

Infine controlla che cosa è compreso nella tariffa. In alcune sale wifi, acqua, caffè e uso dello schermo sono inclusi, in altre sono voci a parte, e con l'acqua e il caffè per otto persone la differenza si sente.

• Quante persone ospita. Una sala da sei costa meno di una da venti, ma non in proporzione: la stanza grande ha un impianto audio e video più serio, e quello pesa sul prezzo più dei metri quadri.
• Dove si trova dentro la città. Non la città in sé, proprio la zona: davanti alla stazione centrale o in un palazzo direzionale il prezzo è un altro rispetto alla stessa sala tre fermate più in là.
• Cosa c'è dentro. Un monitor grande, una barra video per le call, una lavagna, un impianto che d'estate funziona davvero. Le sale attrezzate per le riunioni ibride stanno stabilmente sopra la media.
• Quando la prenoti. La mattina fra le nove e l'una, da martedì a giovedì, è la fascia più richiesta. Il tardo pomeriggio e il venerdì costano spesso meno, o quantomeno si trovano più facilmente.

Un'ora, mezza giornata o giornata intera: dove sta il pareggio

Il calcolo è una divisione sola: prezzo della giornata diviso prezzo dell'ora. Con le medie italiane, 199 diviso 38 fa 5,2. Vuol dire che il pareggio arriva poco oltre la quinta ora: fino a cinque ore paghi meno a tariffa oraria, dalla sesta in poi ti conviene la giornata.

In cifre: cinque ore a 38 euro fanno 190 euro, sei ore ne fanno 228, cioè quasi trenta euro più della giornata intera che ne costa 199. Sopra le cinque ore stai pagando di più per avere di meno.

Questo però è il conto sulla carta. Nella pratica la soglia va abbassata, per un motivo che conosci già: le riunioni non durano quanto dice il calendario. Qualcuno arriva in ritardo, il collegamento non parte al primo colpo, si finisce con dieci minuti di conversazione sulla porta. Se hai in programma quattro ore piene sei già sul filo, e la giornata ti toglie il pensiero dell'orologio.

La mezza giornata va trattata come una terza tariffa a sé, non come metà della giornata. Di solito è un blocco fisso, mattina o pomeriggio, e ha senso quando la riunione occupa tre o quattro ore ma non sai dire esattamente quali. Fai la stessa divisione anche con lei: prezzo del blocco diviso prezzo orario, e vedi da quante ore in poi conviene.

Un'avvertenza sulla media nazionale: serve a capire la categoria, non a decidere. Il rapporto fra ora e giornata cambia molto da sala a sala. Rifai la divisione con i due prezzi dell'annuncio che hai davanti, perché ci sono spazi in cui la giornata pareggia già alla quarta ora e altri in cui non pareggia mai.

Quanto costa città per città

Sulle medie a giornata le differenze fra città sono nette. Ecco come si posiziona la sala riunioni nelle città con più dati:

Il primo numero merita una spiegazione, altrimenti sembra un errore di battitura. Treviso a 1.400 euro non significa che lì una riunione costi decine di volte una a Bologna: significa che le sale prenotabili sono poche, e quando una di quelle poche è una sala di rappresentanza dentro una struttura importante, la media se ne va per aria. È il limite di tutte le medie fatte su numeri piccoli. Leggile come ordine di grandezza e guarda sempre il prezzo del singolo annuncio.

La seconda cosa che cambia da città a città non è il prezzo, è la scelta. Su 1.778 spazi prenotabili in 396 città, Milano ne conta 71 e Roma 55 fra tutte le categorie, mentre Napoli si ferma a 16, Torino a 15, Bari a 13, Venezia e Firenze a 12, Bologna a 10. Quanti spazi hai attorno cambia due cose concrete: quanto puoi confrontare prima di scegliere, e quante possibilità hai di trovare qualcosa di libero quando prenoti tardi.

Nota che Torino ha una media a giornata più alta di Milano pur avendo molti meno spazi. Non è un paradosso: dove il campione è piccolo pesa moltissimo la composizione del catalogo, e bastano due o tre sale di fascia alta a spostare il valore. Milano ha la media più affidabile semplicemente perché ha il numero più alto di sale su cui calcolarla.

• Treviso 1.400 € al giorno
• Venezia 388 € al giorno
• Torino 382 € al giorno
• Milano 286 € al giorno
• Reggio Emilia 243 € al giorno
• Novara 225 € al giorno
• Bologna 222 € al giorno
• Padova 210 € al giorno

Quante persone ci stanno davvero in una sala

La regola pratica è che attorno a un tavolo unico servono fra 2 e 2,6 metri quadri a persona, contando anche lo spazio per far scorrere le sedie e per girarci intorno. Quindi una sala da sei sta fra i dodici e i sedici metri quadri utili, una da venti fra i quaranta e i cinquanta.

Il numero basso dell'intervallo vale per una riunione breve, con le persone ferme e i portatili chiusi. Il numero alto vale quando ci si sta quattro ore, si tirano fuori i documenti, qualcuno esce a rispondere al telefono e rientra.

La cosa importante però è un'altra: la sala da sei e quella da venti non sono lo stesso prodotto in due taglie. Cambia proprio quello che ci puoi fare dentro.

Consiglio pratico: non prendere mai la sala esattamente della tua taglia. Se siete otto, cerca una sala da dieci. Il posto in più serve per la persona che si aggiunge all'ultimo momento, per il materiale sul tavolo e per non stare gomito a gomito quando la riunione va lunga. Costa poco di più e cambia parecchio.

E ricorda che la capienza dichiarata sull'annuncio è la capienza massima ammessa, non quella comoda. Le due cose coincidono di rado.

• Fino a sei o otto persone si parla senza microfono, ci si vede tutti in faccia e uno schermo normale basta. È il formato del colloquio, della trattativa, della riunione in cui tutti intervengono.
• Da dieci a venti persone la conversazione cambia natura: chi sta in fondo al tavolo fatica a sentire e a farsi sentire, serve uno schermo grande davvero e per le call servono più microfoni. Diventa una riunione con un conduttore, non una discussione fra pari.
• Oltre le venti non sei più in una sala riunioni. Le persone smettono di discutere e cominciano ad ascoltare, e ti serve un altro tipo di stanza.

Le dotazioni che decidono la riuscita di una riunione

Una sala riunioni è un tavolo, delle sedie e tre o quattro cose che, se mancano, ti rovinano l'incontro. Vale la pena controllarle una per una prima di prenotare, perché nessuno le nota quando funzionano e tutti se ne accorgono quando non ci sono.

Lavagne, pennarelli, acqua e caffè sono dettagli, ma sono dettagli che si vedono. Chiedi se sono inclusi o se si pagano a parte, soprattutto se aspetti ospiti esterni.

• Lo schermo e il modo di collegarsi. Non basta sapere che c'è un monitor: chiedi come ci si attacca. Cavo HDMI, adattatore per USB-C, condivisione senza fili. Se il tuo portatile ha solo porte USB-C e in sala c'è un HDMI secco, è un problema che si risolve con un adattatore da pochi euro, ma solo se lo sai prima.
• Il wifi. Non la presenza, la tenuta. Una call video con più persone collegate consuma banda in salita, che è la parte di solito più debole. Chiedi se c'è anche una presa di rete via cavo: nelle riunioni che contano resta la scelta più sicura.
• Le prese elettriche. Devono stare vicino ai posti, non solo lungo la parete. Un tavolo da dodici persone con due prese in fondo alla stanza significa cavi tesi in mezzo al pavimento.
• L'insonorizzazione. Chi c'è nella stanza accanto? Se la parete è un divisorio leggero e di là c'è un open space, la riunione riservata non è riservata. Vale anche al contrario: se dovete alzare la voce o fare una call, dovete poterlo fare senza disturbare.
• Il buio e l'aria. Tende o veneziane per vedere lo schermo quando batte il sole, e un impianto che ricambi l'aria. Otto persone in una stanza chiusa, dopo due ore, rendono la metà.
• L'accoglienza. Se aspetti un cliente o un candidato, qualcuno alla reception che lo accompagna vale più di quanto costa. L'alternativa è farlo girare per un pianerottolo a cercare il campanello giusto.

La riunione ibrida: cosa serve quando qualcuno è collegato da remoto

Oggi la riunione con qualcuno in collegamento non è l'eccezione, è il caso normale, e la maggior parte delle riunioni che vanno male vanno male per questo. È la voce di chi sta in fondo al tavolo che non arriva a chi è a casa, è l'eco che rimbomba, è la telecamera del portatile che inquadra il mento di una persona sola. Quando confronti le sale, questa è la parte su cui conviene essere pignoli.

Le domande da fare allo spazio sono quattro, e chi ha una sala attrezzata risponde in dieci secondi:

Poi ci sono le regole di comportamento, che non dipendono dalla sala. Arriva un quarto d'ora prima e fai partire il collegamento a vuoto: il tempo di scoprire che manca un adattatore lo vuoi avere. Fai condividere lo schermo a una persona sola, dalla postazione collegata all'impianto. E se qualcuno in sala tiene aperto anche il microfono del proprio portatile, spegnilo, perché due microfoni nella stessa stanza fanno fischiare tutto.

Se la riunione ibrida è la tua normalità, filtra le sale per la dotazione video prima ancora che per il prezzo. Una sala sotto la media dove non ti sentono ti costa più di una sopra la media dove ti sentono.

• C'è una telecamera di stanza? Deve essere grandangolare e inquadrare tutto il tavolo, non un portatile appoggiato in mezzo. Le barre video tutto in uno, con telecamera, microfoni e altoparlante nello stesso pezzo, sono lo standard delle sale piccole e medie.
• Come si sentono le persone in fondo? Su un tavolo da otto o più serve un microfono da tavolo, o un array a soffitto. Il microfono del portatile prende bene chi ci sta davanti e male tutti gli altri, e dall'altra parte si nota subito.
• C'è la cancellazione dell'eco? Se gli altoparlanti della stanza rientrano nei microfoni, chi è collegato si sente parlare con mezzo secondo di ritardo e la riunione diventa faticosa. Gli apparecchi pensati per le sale la gestiscono, un portatile con le casse alte no.
• Che sistema c'è? Una sala con un impianto per videoconferenze già installato si avvia con un pulsante. Una sala con un monitor e un cavo funziona lo stesso, ma la call parte dal tuo computer e la qualità è quella del tuo computer. Sono due prodotti diversi, e spesso sono anche due prezzi diversi.

Sala riunioni, sala conferenze o sala corsi: come si distinguono

Le tre categorie si confondono in fase di ricerca, e i prezzi le distinguono meglio delle parole. La sala riunioni sta a 38 euro l'ora e 199 al giorno. La sala conferenze sta a 94 euro l'ora e 455 al giorno. La sala corsi sta a 40 euro l'ora e 278 al giorno.

La sala conferenze costa più del doppio all'ora perché non stai affittando una stanza, stai affittando un impianto: platea rivolta al fronte, audio, microfoni, proiezione grande abbastanza per l'ultima fila. Serve quando le persone ascoltano, non quando discutono. Se siete dodici attorno a un tavolo, in una sala conferenze state scomodi e pagate il doppio.

La sala corsi ha invece un prezzo orario quasi identico alla sala riunioni, 40 contro 38, ma la giornata costa quasi ottanta euro in più. Non è un caso, e dice a cosa serve: è un prodotto pensato per la giornata intera. Rifai la divisione e lo vedi, 278 diviso 40 fa quasi sette ore di pareggio contro le poco più di cinque della sala riunioni. È l'aula, con i banchi rivolti verso chi insegna, e chi la prende ci passa dentro un corso, non un incontro.

In pratica la scelta si fa così: se parlano tutti prendi una sala riunioni, se uno parla e gli altri scrivono prendi una sala corsi, se uno parla e molti ascoltano prendi una sala conferenze.

Prenotare all'ultimo momento: cosa trovi davvero

Si trova, ma non si trova tutto. All'ultimo restano quasi sempre le sale piccole, da quattro o sei persone, e restano nelle fasce meno richieste: tardo pomeriggio, primo mattino, venerdì. Quello che sparisce per primo è la combinazione più gettonata di tutte, cioè la sala media con buona dotazione video, in centro, dalle nove all'una di un martedì.

Tre cose da sapere se prenoti per oggi o per domani:

Se sai già che ti servirà una sala nella stessa città una volta al mese, prenota in anticipo la fascia che ti serve e smetti di rincorrere. Le sale buone nelle fasce buone vanno via giorni prima, non ore prima.

• Guarda se la sala si prenota subito o su richiesta. Sono due cose diverse. Nel primo caso hai la conferma e l'orario è tuo. Nel secondo mandi una richiesta e aspetti che qualcuno la veda, e se ti serve fra tre ore l'attesa è un rischio.
• Conta gli spazi che hai attorno. A Milano ci sono 71 spazi prenotabili e a Roma 55, fra tutte le categorie: se il primo è occupato ci sono un secondo e un terzo. Dove il catalogo è più corto, come a Bologna con 10 spazi, l'alternativa alla sala occupata rischia di essere un altro giorno.
• Sii flessibile sull'orario prima che sul quartiere. Spostare la riunione di due ore apre molte più possibilità che cambiare zona della città, e di solito costa anche meno.

I casi in cui serve davvero una sala a ore

Le sale riunioni si affittano quasi sempre per gli stessi cinque motivi. Riconoscere il tuo aiuta a scegliere la taglia giusta e la durata giusta, che sono le due decisioni che spostano il conto.

• Il colloquio di lavoro. Serve una sala piccola, riservata, e qualcuno che accolga la persona invece di lasciarla in piedi in corridoio. Se fai più colloqui di fila, la mezza giornata costa meno di quattro ore staccate e ti evita di far coincidere l'uscita di uno con l'entrata dell'altro.
• La trattativa. Qui il valore è la neutralità: nessuno dei due gioca in casa, e nessuno può alzarsi e sparire con la scusa di un impegno interno. Controlla che la porta sia una porta e che la parete verso il corridoio non sia di vetro.
• Il consiglio di amministrazione o l'assemblea dei soci. Tavolo unico, tutti che si vedono, silenzio vero perché si verbalizza. Qui la mezza giornata o la giornata sono quasi obbligate: una riunione che deve chiudere con delle decisioni non può finire perché scade l'ora.
• Il cliente che non deve vedere il tuo ufficio. Se lavori da casa, in un coworking rumoroso o in una stanza che non racconta bene quello che fai, due ore di sala riunioni sono la spesa più economica che puoi fare sull'impressione che lasci. Vale anche quando la tua sede esiste ma è dall'altra parte del paese rispetto al cliente.
• Il team da remoto che si vede una volta al mese. Qui la giornata intera è la scelta naturale, e il conto del pareggio la conferma. Se però la giornata piena ti serve tutte le settimane, il confronto giusto non è più con le ore: gli uffici privati stanno a 27 euro l'ora e 98 al giorno, cioè metà di una sala riunioni a giornata.

Cosa controllare prima di confermare, e cosa succede se sfori

Cinque minuti su queste voci, prima di premere il pulsante, ti risparmiano quasi tutti i problemi tipici del giorno stesso.

Sullo sforo, la regola quasi universale è che il tempo in più si paga a scatti e non al minuto: se sfori di dieci minuti, quasi sempre ti viene conteggiata l'ora intera. Il problema vero però non è il costo, è che dopo di te potrebbe esserci un'altra prenotazione, e in quel caso non c'è cifra che ti compri altri venti minuti, devi uscire. Se sospetti che la riunione possa allungarsi, prenota un'ora in più fin dall'inizio, oppure chiedi allo spazio se lo slot successivo è libero, così sai in anticipo quanto margine hai.

Un'ultima cosa sul lato amministrativo: chiedi la fattura al momento della prenotazione e non dopo, e verifica che i dati aziendali siano quelli giusti. Su come trattare la spesa in contabilità e su cosa puoi dedurre nella tua situazione, la risposta cambia da caso a caso e vale la pena chiederla al tuo commercialista.

• Che cosa comprende la tariffa. Wifi, uso dello schermo, acqua, pulizia finale, accesso all'area caffè. E se il prezzo esposto è già completo di IVA o no.
• Se l'orario prenotato include l'allestimento. Se ti servono venti minuti per sistemare e provare il collegamento, quei venti minuti devono stare dentro la prenotazione, non prima.
• Come si entra. Citofono, reception, codice, chiavi da ritirare. E a che ora apre lo stabile, che nelle riunioni di prima mattina è la sorpresa più frequente.
• Chi c'è prima e dopo di te. Se la sala è occupata fino a cinque minuti prima del tuo inizio, il tempo per prepararti non ce l'hai.
• La politica di cancellazione. Fino a quando puoi disdire senza pagare, e cosa succede se sposti l'orario invece di annullare.
• Un contatto raggiungibile il giorno stesso. Un numero di telefono che risponde, non solo una casella di posta.