Serve la partita IVA per affittare una sala o uno spazio?

Perché non esiste una risposta valida per tutti

Perché la stessa sala, affittata da due persone diverse, non è la stessa attività. Contano quanto spesso lo fai, cosa dai insieme allo spazio, cosa hai già aperto e chi te lo chiede. Sono variabili che si combinano fra loro, e ogni combinazione porta da un'altra parte.

Prendi due casi opposti, così si vede subito. Nel primo hai una sala nel tuo studio, due volte l'anno la presti a un'associazione per un corso, ti danno qualcosa per il disturbo, dentro non c'è niente oltre le sedie. Nel secondo c'è la stessa sala, ma pubblicata online con un prezzo, tenuta libera a calendario, con wifi, proiettore e pulizia compresi, venduta dodici giornate al mese ad aziende che chiedono fattura. Nessuno direbbe che sono la stessa cosa, eppure la domanda che si cerca in rete è identica per tutti e due.

Le variabili che spostano davvero il quadro sono queste:

Nessuna di queste, da sola, decide qualcosa: contano insieme e si influenzano. È il motivo per cui le risposte secche che trovi nei forum sbagliano quasi sempre bersaglio, rispondono a una situazione che non è la tua.

• Quanto spesso. Una cosa fatta due volte in un anno e la stessa cosa fatta ogni settimana non si guardano allo stesso modo, anche quando l'atto singolo è identico.
• Cosa dai oltre allo spazio. Pulizia, connessione, attrezzatura, accoglienza, gestione del calendario: ogni servizio che aggiungi sposta il baricentro.
• Cosa hai già aperto. Se hai una partita IVA, una società o un'attività in corso non parti da zero, e la domanda cambia forma.
• Chi c'è dall'altra parte. Un privato, un'azienda che deve mettere il costo in contabilità o un ente pubblico ti chiedono cose diverse.
• Di chi è l'immobile e com'è messo. Proprietà tua, cointestata, in affitto, dentro una società, accatastata in un modo o in un altro.

Dare in godimento un immobile o vendere un servizio

Questa è la distinzione da cui dipende tutto il resto, e conviene capirla prima di ogni altra cosa. Da una parte c'è la locazione: consegni un immobile, chi lo riceve lo tiene per sé per tutta la durata, tu ti fai da parte e incassi un canone. Dall'altra c'è la prestazione di servizi: l'immobile resta sotto il tuo controllo, il cliente lo usa per un tempo definito, e quello che paga non sono i metri quadri ma quello che tu gli metti intorno.

La stessa stanza può stare da tutte e due le parti. Se la dai a un professionista per due anni, con le sue chiavi e i suoi mobili dentro, e tu non ci entri più, hai fatto una locazione. Se quella stanza la usano dodici persone diverse in un mese, ognuna per qualche ora, e in mezzo ci passi tu a pulire e a preparare, hai venduto dodici volte un servizio.

Perché è importante saperlo prima: da questa distinzione discendono il trattamento IVA del corrispettivo, l'obbligo o meno di registrare il contratto, l'accesso a certi regimi e l'applicazione delle regole previste per le locazioni, che non scegli tu e si applicano lo stesso. È anche il punto da cui si capisce se quello che fai somiglia a un'attività d'impresa.

L'errore più comune è pensare che la scelta sia tua, da fare scrivendo una parola invece di un'altra sul contratto. Non funziona così: conta come si comporta il rapporto nei fatti, non come lo hai intitolato. Su cosa scrivere nel documento e su quali comportamenti fanno rileggere un servizio come un affitto c'è contratto e fisco per chi affitta.

Questa è la prima cosa su cui il tuo commercialista deve pronunciarsi, prima ancora della partita IVA. Se la risposta è servizio il seguito prende una strada, se è locazione ne prende un'altra.

Perché i servizi cambiano la natura di quello che vendi

Appena aggiungi qualcosa che non è il muro, stai facendo qualcosa e non solo mettendo a disposizione. È la distinzione di prima vista dal lato pratico: i servizi sono il modo in cui un immobile smette di essere l'oggetto del contratto e diventa lo strumento del tuo lavoro.

Le cose che, messe insieme allo spazio, spostano il baricentro sono queste:

La soglia non è il numero di servizi, è a cosa serve il prezzo. Fatti questa domanda: se togliessi tutto e lasciassi solo quattro pareti e una porta, quel cliente pagherebbe la stessa cifra? Se la risposta è sì, quello che vendi sono metri quadri. Se è no, stai vendendo un servizio, e chi lo compra lo sa benissimo.

In un coworking è evidente, perché nessuno paga la scrivania: paga di avere un posto pronto, con la connessione che funziona e qualcuno che tiene in piedi il posto. Nelle sale a ore vale lo stesso. Diventa meno evidente quando dai una stanza chiusa a un solo cliente per mesi.

Il punto su cui far pronunciare il commercialista è l'elenco preciso: quali servizi intendi dare, quali sono compresi nel prezzo e quali si pagano a parte. Portaglielo scritto, perché il modo in cui vanno trattati non è uguale per tutti.

• la pulizia fra un uso e l'altro, che è la più banale e la più significativa
• connessione, corrente e riscaldamento già attivi e a carico tuo
• l'attrezzatura pronta: proiettore, sedie, lavagna, luci, impianto audio
• l'accoglienza di chi arriva, la gestione delle chiavi e degli accessi
• il calendario delle prenotazioni, cioè il fatto che qualcuno decide chi entra e quando
• l'assistenza durante l'uso, anche solo il tuo numero che risponde se qualcosa non va
• caffè, acqua, stampe e tutto quello che si aggiunge su richiesta

Occasionale e continuativo: perché la frequenza conta

Perché una cosa fatta una volta e la stessa cosa fatta come mestiere non sono la stessa cosa, neanche quando il singolo atto è identico. È un principio che ritrovi in tutta la materia: non conta solo il singolo affitto, conta se intorno a quegli affitti c'è un'organizzazione.

Gli elementi che spostano un'attività dall'occasionale al continuativo, in linea generale, sono questi:

Un esempio con i numeri veri aiuta. Una sala riunioni sta in media a 38 euro l'ora e 199 a giornata, secondo l'osservatorio prezzi di Woolkye, costruito sui prezzi di 1.778 spazi prenotabili in 396 città. Affittare la tua tre pomeriggi in un anno a un'associazione del quartiere è una cosa. Tenerla a calendario, rispondere alle richieste, prepararla ogni volta e venderla dieci giornate al mese è un'altra, anche se il prezzo della giornata è lo stesso. L'atto si somiglia, l'attività no.

La tentazione, a questo punto, è cercare la soglia: quante volte all'anno posso farlo prima che diventi un'altra cosa. Non funziona così, e chi ti dà un numero secco sta semplificando. La frequenza pesa insieme agli altri elementi, e quanto pesi nel tuo caso lo può dire solo chi ha davanti il quadro intero.

Quello che puoi fare tu è essere onesto sulla previsione. Se in studio dici due volte l'anno perché è la risposta che ti conviene, ma sai già che vorresti arrivare a due volte a settimana, la consulenza è tarata su una situazione che non esiste. Meglio dire dove vuoi arrivare e farti spiegare cosa cambia lungo la strada.

• la ripetizione nel tempo, con clienti che tornano
• un prezzo stabilito e pubblicato, invece di un accordo caso per caso
• la promozione: annunci, pagine, inserzioni, un profilo online
• un calendario, cioè uno spazio tenuto libero apposta per quell'uso
• investimenti fatti per quello scopo: arredo, insonorizzazione, attrezzatura
• l'organizzazione di mezzi e di persone intorno all'attività

A chi affitti: privati, aziende, enti

Chi c'è dall'altra parte non cambia la natura di quello che fai, ma cambia parecchio quello che ti viene chiesto. Un privato che usa la sala per una festa vuole sapere il prezzo e l'orario, e finisce lì. Un'azienda quel costo lo deve mettere in contabilità, quindi ti chiede un documento. Un ente pubblico ha una procedura sua e non ti può pagare in altro modo.

Da qui nasce una conseguenza pratica che con il fisco c'entra di striscio, ma pesa sul portafoglio: la clientela che paga meglio è quasi sempre quella che pretende la fattura. Aziende, studi professionali, enti di formazione, associazioni strutturate. Se non sei nelle condizioni di emettere un documento, quei clienti non ti prendono in considerazione e ti resta la fascia che paga poco e all'ultimo momento.

C'è anche un tema di continuità, ed è quello che rende la faccenda circolare. Il privato prenota una volta e sparisce, l'azienda che si trova bene torna ogni mese e porta i colleghi. Ma un cliente che torna ogni mese è esattamente il rapporto che rende continuativa la tua attività: il cliente migliore è anche quello che ti sposta l'inquadramento.

La domanda da portare in studio è precisa: quale documento posso emettere nella mia situazione, cosa ci deve stare dentro e cosa cambia se dall'altra parte c'è un'azienda invece di una persona. La risposta dipende da come sei inquadrato.

Se lo spazio è di una società che già esiste, o è cointestato

Chi ha già qualcosa di aperto parte avvantaggiato, ma non è vero che tanto la partita IVA ce l'ho già. Una partita IVA è legata a un'attività dichiarata, descritta da un codice preciso. La domanda giusta non è se ne serve una nuova, è se quella che hai copre anche questo.

Lo spazio è intestato a una società che già opera. Il caso tipico è una società con un capannone o un piano di uffici privati di cui usa metà. Affittare l'altra metà può rientrare in quello che la società fa, oppure no, e la risposta sta nell'oggetto sociale e nei codici attività dichiarati. È una verifica veloce per chi tiene la contabilità, e va fatta prima del primo bonifico.

Hai una partita IVA come professionista e lo spazio è tuo personale. Il fatto che tu fatturi già come consulente non significa che da lì puoi fatturare anche le giornate di sala. Sono due attività diverse, e come si tengono insieme, o se vanno tenute separate, è materia da studio.

L'immobile è cointestato. Fratelli, coniugi, eredità. È il caso in cui si sbaglia di più, perché ci si mette d'accordo fra parenti e si dà per scontato che basti. Non basta: chi incassa, chi emette il documento, come si ripartisce il ricavo e come ognuno lo dichiara sono quattro domande separate. Se l'immobile è di tre fratelli e a incassare è uno solo, l'accordo fra voi e il modo in cui la cosa viene dichiarata restano due problemi distinti.

L'immobile non è tuo, l'inquilino sei tu. Prima del fisco c'è il tuo contratto. Quasi tutti i contratti di locazione dicono cosa puoi e non puoi fare con lo spazio, e concedere l'uso a terzi spesso va autorizzato. Leggi quello prima di chiedere altro, perché se lì c'è un divieto il resto non serve.

Se lo spazio è anche la tua abitazione

È il caso più comune di tutti e quello con più piani sovrapposti: la stanza in più, il seminterrato sistemato, il salotto grande che qualcuno vuole per uno shooting, il giardino che diventa il posto per una cena. Le domande da farsi non sono solo fiscali, e quelle fiscali non sono nemmeno le prime.

Ci sono almeno quattro fronti diversi, e ognuno ha il suo interlocutore:

Una cosa da tenere a mente: usare una parte di casa per un'attività non resta invisibile. Se in quella stanza entrano clienti paganti con regolarità, prima o poi lo sanno tutti, dai vicini a chi passa dal pianerottolo. Le situazioni che reggono finché nessuno se ne accorge sono fragili, e il momento in cui si rompono lo scegli tu solo se ti sei mosso prima.

Per gli spazi all'aperto vale lo stesso, con in più rumore e orari: outdoor e giardini è la categoria dove le segnalazioni dei vicini arrivano più in fretta. Anche lì la prima domanda parte dal comune, non dal commercialista.

• Destinazione d'uso e catasto. Come è classificato quel locale e se l'uso che vuoi farne è compatibile. Si verifica con il comune, o con un tecnico che ti fa il controllo.
• Regolamento di condominio. Molti regolamenti limitano o vietano certe attività nelle unità abitative, e il via vai di estranei è il tipo di cosa che genera discussioni in assemblea. Si legge il testo e si parla con l'amministratore.
• Sicurezza e assicurazione. La polizza sulla casa quasi mai copre persone che entrano per motivi di lavoro. Non è un tema fiscale, ma è quello che ti esplode per primo se qualcuno si fa male.
• Il trattamento della parte di immobile usata. Come si considera quella porzione e cosa comporta sul piano fiscale: qui l'interlocutore è il commercialista e non c'è nessun altro che possa risponderti.

Le domande da portare al commercialista

La qualità della risposta dipende quasi tutta da come poni la domanda. Devo aprire la partita IVA per affittare una sala è una domanda a cui si può rispondere solo in modo generale, perché non contiene niente di quello che serve per rispondere davvero. Chi te la sente fare dirà che dipende, e avrà ragione.

Prova a sentire come suona la stessa cosa chiesta bene. Ho una sala di quaranta metri al piano terra, accatastata in questo modo, di proprietà mia e di mio fratello. Vorrei affittarla dieci giornate al mese, soprattutto ad aziende, con pulizia, wifi e proiettore compresi nel prezzo, che pubblico online. Ho già una partita IVA come consulente. Come si inquadra, mi basta quello che ho, con quale regime, e cosa metto sul documento che emetto. A questa si risponde in mezz'ora, e la mezz'ora te la fatturano uguale.

Portati anche i documenti, perché senza quelli metà delle risposte restano sospese: visura catastale e planimetria, il titolo con cui hai lo spazio, il regolamento di condominio, l'elenco scritto dei servizi divisi fra compresi e a pagamento, una stima onesta di quante volte al mese e di dove vuoi arrivare entro un anno, il tipo di clienti e il prezzo che hai in mente.

Poi ci sono le domande, che sono più o meno sempre queste:

Le risposte le dà lui, le domande le porti tu. È una divisione dei compiti che conviene a tutti e due: lui non deve indovinare cosa hai in testa, tu non paghi una consulenza per sentirti dire che dipende. Se la situazione cambia strada facendo, ci torni con la stessa lista aggiornata.

Qui sotto rispondi a quattro domande sulla tua situazione e ottieni la lista da portare in studio, tarata su come stanno le cose per te.

• Come si inquadra quello che voglio fare, prestazione di servizi o concessione in godimento dell'immobile?
• Nella mia situazione serve aprire qualcosa di nuovo, o quello che ho già copre anche questo?
• Quale codice attività descrive quello che faccio, e va aggiunto o sostituito?
• Quale regime è adatto al volume che prevedo, e cosa succede se cresco più del previsto?
• Che documento emetto, con quale trattamento, e cosa cambia se il cliente è un'azienda?
• Cosa cambia se aggiungo servizi, per esempio catering, assistenza tecnica o domiciliazione?
• Fino a che punto posso restare sull'occasionale, e da cosa capisco di aver superato il confine?
• Il contratto o le condizioni che faccio accettare vanno registrati?
• Come si tratta la parte di immobile destinata all'attività, se lo spazio è anche casa mia?
• C'è qualcosa da comunicare al comune o ad altri uffici, e chi se ne occupa materialmente?

Gli errori che si vedono più spesso

Sono sempre gli stessi tre, e capitano a persone attente. Il primo è partire e chiedere dopo. Si comincia con due affitti fra conoscenti, poi arrivano gli sconosciuti, poi diventano venti in un anno, e la domanda si fa quando quel passato è già passato. Sistemare a posteriori quasi sempre si può, ma costa più di quanto sarebbe costato chiedere prima.

Il secondo è chiedere in modo generico. Vai in studio, dici che stai pensando di affittare una stanza, ti senti rispondere che dipende, ed esci con la stessa confusione di prima. Ti ha risposto esattamente al livello a cui hai chiesto: una domanda generica produce una risposta generica anche col migliore in circolazione.

Il terzo è cambiare in corsa senza dirlo, ed è il più insidioso perché non lo fai apposta. Parti affittando una sala vuota, dopo sei mesi hai aggiunto il catering, dopo un anno gli eventi li organizzi tu. L'attività che hai descritto a gennaio non è quella che fai a ottobre, ma il tuo inquadramento è rimasto quello di gennaio. Ogni pezzo che aggiungi va detto nel momento in cui lo aggiungi.

Altri che si ripetono spesso:

Un'ultima cosa, ed è la ragione per cui conviene metterla a posto bene: se i numeri non tornano, tutto questo non serve. Prima di sistemare l'inquadramento vale la pena guardare quanto può rendere il tuo spazio, e per quello c'è quanto puoi guadagnare, che parte dai prezzi medi della tua categoria e della tua città. Se il conto regge, la parte fiscale è un investimento che fai una volta. Se non regge, l'hai scoperto prima di aprire qualsiasi cosa.

• copiare l'inquadramento del coworking sotto casa, senza sapere niente di come è messo lui
• usare un modello di contratto scaricato in rete, scritto per un'altra situazione
• prendere per buona la risposta di un forum, dove nessuno conosce il tuo caso
• non tenere traccia di incassi, prenotazioni e presenze, che è l'unico modo per dimostrare come funzionava davvero
• decidere il prezzo prima di sapere quanto ti resta in tasca, e accorgersene dopo un anno