Dove conviene aprire uno spazio di lavoro: città, zona e prezzi

Il prezzo medio più alto d'Italia non dice dove conviene aprire

Milano ha il coworking più caro d'Italia: 52 € al giorno, contro una media nazionale di 42 €. È il numero che convince metà delle persone che l'idea giusta sia aprire a Milano. Nella stessa città però ci sono 71 spazi prenotabili, il numero più alto del Paese, e quei 52 € te li contendi con tutti loro.

Un prezzo medio alto dice una cosa sola: in quella città qualcuno paga quella cifra. Non dice quante volte al mese la paga, se la paga a te, quanto ti costa il locale per poterla chiedere.

Il confronto sbagliato è Milano a 52 € contro Rimini a 21 €. Quello giusto suona così: a Milano prendi più del doppio per ogni giornata venduta ma dividi la domanda con settanta spazi, a Rimini prendi meno della metà e con ogni probabilità sei l'unico. Chi dei due vince dipende da quanta domanda c'è, e la domanda nel prezzo non è scritta.

C'è anche un motivo tecnico per diffidare delle medie alte. Una media si costruisce sui listini che esistono, quindi dove i listini sono pochi basta uno spazio molto attrezzato per alzarla tutta. La media della sala riunioni a Treviso è 1.400 € al giorno contro i 286 € di Milano: non vuol dire che lì si guadagni cinque volte tanto, vuol dire che i listini sono pochi e uno è molto alto.

Le due domande che contano: quanto si paga qui, e quanti ci sono già

Un mercato locale, prima di ogni altra considerazione, si riassume in due numeri. Il prezzo medio ti dice quanto vale una giornata piena. Il numero di spazi già presenti ti dice quanto sarà facile riempirla. Presi uno alla volta ingannano tutti e due, presi insieme dicono quasi tutto.

Le combinazioni sono quattro e ognuna descrive un mestiere diverso.

Un esempio con i dati veri. Napoli sta a 47 € al giorno per il coworking, cinque euro sotto Milano, con 16 spazi contro 71. Firenze a 41 € con 12 spazi. Roma a 35 €, un terzo meno di Milano, con 55 spazi. Guardando solo la colonna dei prezzi sceglieresti Milano senza pensarci; guardando le due colonne insieme la domanda diventa un'altra, cioè dove i clienti sono divisi fra meno spazi.

È anche il motivo per cui conviene diffidare della frase "lì è saturo". Saturo non è un aggettivo, è un rapporto fra quanti cercano e quanti rispondono, e almeno la seconda metà si conta.

• Prezzo alto e pochi spazi. La casella migliore, da verificare subito: pochi spazi possono voler dire mercato scoperto, oppure che qualcuno ci ha già provato e ha chiuso.
• Prezzo alto e molti spazi. Mercato maturo. La domanda esiste ed è misurabile, ma non entri con uno spazio uguale agli altri: entri con una zona, una sala o degli orari che gli altri non hanno.
• Prezzo basso e pochi spazi. Dipende tutto dalla domanda locale. È la casella dove i costi bassi ti salvano o ti condannano, a seconda di quanti mesi vuoti riesci a reggere.
• Prezzo basso e molti spazi. La peggiore: dividi pochi soldi fra tanti. Ha senso solo se sai fare una cosa che lì non fa nessuno.

Prezzo contro concorrenza: come si confrontano due città

Il conto si fa a mano in due minuti e vale la pena farlo almeno una volta, perché è il ragionamento che poi ripeti su tutte le città dell'elenco.

Prendi Napoli e Milano. Milano: 52 € al giorno, 71 spazi. Napoli: 47 €, 16 spazi. La differenza di prezzo è di cinque euro, circa un decimo. La differenza di concorrenza è di quattro volte e mezzo. Su venti giornate vendute in un mese quei cinque euro fanno cento euro, mentre il numero di spazi con cui dividi i clienti decide quante di quelle venti giornate le vendi davvero. Il prezzo è la leva piccola, la concorrenza è quella grossa.

Lo stesso conto su Roma dà il risultato più controintuitivo: 35 € al giorno, sotto la media nazionale, con 55 spazi. Prezzo basso e concorrenza alta insieme. Non vuol dire che a Roma non si lavori, vuol dire che lì il margine non lo fai sulla tariffa, lo fai sulla zona e sul tipo di spazio.

Le città però sono più di due e i numeri da tenere insieme sono due per ognuna, quindi conviene vederle affiancate invece che una alla volta. Qui sotto ci sono il prezzo medio e gli spazi già presenti per le città su cui abbiamo abbastanza listini. Leggilo cercando le righe in cui le due colonne non vanno d'accordo, prezzo alto con pochi spazi: sono quelle che meritano un viaggio e un sopralluogo, perché tutto il resto della decisione si gioca dentro la città e non fra città.

Le città piccole: nessuna concorrenza, ma domanda sottile

L'elenco dei prezzi del coworking si chiude con Novara a 23 € e Rimini a 21 € al giorno, meno della metà di Milano. Nessuna delle due compare fra le otto città con più spazi. È il profilo classico della città piccola: tariffe basse, concorrenza quasi nulla.

Il ragionamento che fanno in molti è che il prezzo basso si compensa con l'affitto basso, e in parte è vero. Il problema non è il margine sulla singola giornata, è il numero di giornate: in una città piccola la domanda non è distribuita su tutto l'anno, si concentra su poche occasioni.

Quelle occasioni però esistono e si possono contare. Il corso che l'azienda della zona industriale fa una volta al mese, il consulente che deve ricevere otto persone e in ufficio non ci stanno, l'associazione che cerca una sala per l'assemblea, il tecnico che viene da fuori e ha due ore fra un cantiere e l'altro. Se ci sono, uno spazio piccolo con costi bassi se le prende tutte, perché in zona non c'è alternativa. Se non ci sono, nessun prezzo le fa comparire.

Il modo pratico di capirlo prima di firmare: conta quante volte, negli ultimi sei mesi, qualcuno che conosci ha dovuto spostarsi in un'altra città per una riunione, un corso, un colloquio. In una città piccola quelle poche decine di episodi all'anno sono il mercato intero, e si contano sul serio.

• C'è un motivo per cui la gente arriva da fuori. Un tribunale, un ospedale, una zona industriale, una fiera: qualcuno viene e ha bisogno di stare due ore da qualche parte.
• Sei l'unico e resti l'unico per un po'. In un mercato sottile il primo che apre prende quasi tutto, e chi arriva dopo trova la domanda già occupata.
• I costi fissi reggono un mese vuoto. Nelle città piccole i mesi vuoti arrivano, e non sono un segnale di fallimento: sono il ritmo del posto.
• Il tuo mercato non è il tuo comune, è il raggio di venti o trenta minuti d'auto. Chi arriva da fuori resta la giornata intera, non un'ora.

La zona conta più della città

Le medie che hai visto sono per città, ma nessuno prenota una città. Fra due spazi a Milano, uno a dieci minuti a piedi da una stazione e uno in periferia raggiungibile solo in auto, la differenza di prenotazioni è più grande della differenza fra Milano e Roma. La città decide il prezzo che puoi chiedere, la zona decide quante volte te lo pagano.

Chi prenota uno spazio a ore ragiona sul tempo, non sui chilometri. Arriva in treno o in metro, ha due ore fra due appuntamenti, e non ne vuole spendere quaranta per raggiungerti. Quando le persone arrivano da città diverse, come succede quasi sempre per una riunione, l'unico posto che va bene a tutti è vicino alla stazione: nessuno decide di attraversare una città che non conosce.

Nelle città piccole vale l'opposto: lì si arriva in auto, e il parcheggio conta più della stazione. Uno spazio senza posti auto dove tutti guidano parte con un problema che nessuna tariffa risolve.

Poi c'è la parte che si vede. Un piano terra con vetrina e insegna è pubblicità che paghi una volta sola, un quarto piano senza ascensore è un ostacolo che paghi a ogni prenotazione. Prima di innamorarti di un locale fai il percorso che farà il cliente: scendi dal treno, cammina, sali, entra.

• Quanti minuti dalla stazione a piedi. Sotto i dieci è un argomento di vendita da scrivere nell'annuncio, sopra i venti è un ostacolo da compensare in altro modo.
• Se si parcheggia. Dove si arriva in auto vale più dei metri quadri, e "c'è un garage a pagamento poco lontano" non è un sì.
• Cosa c'è intorno a pranzo. Chi resta tutto il giorno mangia da qualche parte: se non c'è niente, lo spazio si svuota all'una e non torna.
• Il rumore, in tutte e due le direzioni. Un locale sopra un bar è un problema per chi fa riunioni; una sala corsi sopra un appartamento è un problema per il condominio.

Come si misura la domanda prima di aprire, senza pagare dati

Non servono ricerche di mercato costose. Servono tre osservazioni che puoi fare in una settimana: chi cerca, chi c'è già e cosa non offre, come si muovono le persone.

La prima è guardare chi cerca. Le richieste che gli spazi esistenti ricevono e rifiutano, i gruppi locali di professionisti, i commercialisti che ricevono in ufficio e non hanno una stanza per otto persone, le aziende che affittano una sala d'albergo ogni volta che fanno formazione. Le domande che senti ripetere tre volte in una settimana sono la domanda, ed è il dato più affidabile che avrai prima di aprire.

La seconda è andare a vedere chi c'è già, di persona e da cliente. Prenota un'ora nello spazio più vicino al tuo e guarda quello che dai listini non si vede: com'è tenuto, quanto è pieno un martedì mattina, come rispondono se chiedi una cosa fuori standard. Poi guarda cosa manca: se in città ci sono cinque coworking e nessuno ha una sala chiusa da dieci persone, quella è la tua apertura. Un mercato affollato in una categoria è quasi sempre vuoto in un'altra.

La terza è la geografia dei movimenti. Dove arrivano i treni, dove si parcheggia, dove esce l'autostrada, dove ci sono uffici che chiudono alle 18. Chi prenota a ore quasi sempre viene da fuori: o è un pendolare che non vuole tornare a casa fra due appuntamenti, o è un gruppo che si incontra a metà strada. Segui i loro percorsi sulla mappa e vedrai che i posti buoni sono pochi e sempre gli stessi.

Tieni presente anche il quadro d'insieme: 1.778 spazi su 396 città fanno poco più di quattro spazi per città, e le prime otto ne contengono da sole più di duecento. Fuori da quelle il mercato è ancora sottile quasi ovunque: pochi concorrenti, ma anche poca abitudine a prenotare uno spazio invece di arrangiarsi.

La categoria giusta per il posto giusto

La scelta della categoria pesa quanto quella della città. Sulle medie nazionali una postazione di coworking vale 12 € l'ora e 42 € al giorno, un ufficio privato 27 e 98, una sala riunioni 38 e 199, una sala corsi 40 e 278, una sala conferenze 94 e 455. La stessa metratura, usata in modi diversi, produce ricavi che non si somigliano.

Ma il numero da solo non basta, perché i modelli si riempiono in modo opposto. Il coworking si vende ad abitudini: molte prenotazioni piccole, ripetute, con un cliente che se sta bene torna ogni settimana. La sala riunioni si vende a occasioni: poche prenotazioni care, decise all'ultimo, con clienti che magari non rivedi per sei mesi. Il primo ha bisogno di un bacino di persone che lavorano in proprio tutti i giorni, il secondo di aziende senza spazi propri e di gente che arriva da fuori.

Novara è l'esempio più utile di tutto l'elenco. Il coworking lì sta a 23 € al giorno, fra i più bassi che abbiamo, ma la sala riunioni sta a 225 €, sopra Bologna che ne fa 222 e sopra Padova che ne fa 210. Stessa città, due mercati diversi. Chi avesse guardato solo il prezzo del coworking avrebbe concluso che a Novara non conviene aprire niente.

Il quadro si ripete altrove. Venezia sta a 388 € al giorno di sala riunioni, Torino a 382, Milano a 286, Reggio Emilia a 243: sopra i 200 € non ci sono solo città grandi. Sugli uffici privati la media nazionale è 98 € e Milano sta a 132, ma Brescia fa 159 e Avezzano 140. Dove gli uffici prenotabili sono pochi, chi ne ha uno attrezzato lo fa pagare.

• Vicino a una stazione o a un casello: sale riunioni e sale corsi. Chi arriva da fuori vuole entrare, lavorare e ripartire senza attraversare la città.
• In un quartiere residenziale di una grande città: coworking e postazioni. Il cliente abita lì e sceglie proprio per non prendere la metro.
• In centro in una città media: uffici privati e sale riunioni, perché il cliente è l'azienda della zona che non ha spazi suoi o non li ha abbastanza grandi.
• Vicino a una zona industriale: sale corsi, perché la formazione tecnica si fa dove sono le aziende.

Il rischio di aprire dove sono tutti, e quello di aprire dove non c'è nessuno

I due errori sono simmetrici e si somigliano più di quanto sembri, perché in tutti e due i casi hai guardato una colonna sola.

Aprire dove sono tutti, per esempio in una città con 71 spazi come Milano, vuol dire entrare dove i clienti sanno già quanto costa una giornata e hanno già un posto dove vanno. Non puoi essere il settantaduesimo uguale agli altri: devi essere l'unico in quella via, o l'unico con quella sala, o l'unico aperto la sera e il sabato. Il vantaggio va detto: la domanda esiste, è misurabile, e non devi spiegare a nessuno cosa stai vendendo.

Aprire dove non c'è nessuno è il contrario. I primi mesi li passi a spiegare che il servizio esiste, a persone abituate a fare le riunioni al bar. Non hai concorrenti, ma non hai nemmeno un mercato già educato, e l'affitto intanto corre uguale. Il vantaggio è che se la domanda c'è, la prendi tutta.

La differenza vera fra i due rischi è il tempo che ci metti a capire di aver sbagliato. Nel mercato affollato lo scopri in fretta, perché il metro di paragone è lì accanto. Nel mercato vuoto ci metti un anno, e un anno di affitto è una cifra che spesso decide da sola come va a finire. Da qui la regola pratica: dove il mercato è sottile tieni i costi fissi bassi e la struttura leggera, dove la domanda è già dimostrata puoi permetterti costi più alti ma devi avere una ragione precisa per cui il cliente sceglie te.

Cosa guardare in un contratto di locazione prima di impegnarti

Il locale è la voce che pesa di più ed è l'unica che continua a costare anche a spazio vuoto. Prima di firmare, alcune cose vanno chiarite per iscritto, e quasi nessuna riguarda il canone al metro quadro. Sono i punti su cui negli anni si giocano più soldi di quanti se ne giochino sulla trattativa del prezzo.

Su tutti la frase giusta da dire ad alta voce è semplice: prima di firmare lo faccio leggere a un consulente. Un commercialista per la parte fiscale, chi si occupa davvero di contratti per il resto. È una spesa piccola rispetto a un impegno che dura anni.

Vale lo stesso per autorizzazioni e requisiti. Destinazione d'uso, agibilità, regole antincendio, capienza massima, insegne: cambiano da comune a comune. Le risposte le dà il tuo comune, non un forum, e conviene chiederle prima della firma perché possono richiedere settimane. Mettile nel piano dei tempi, non solo in quello dei costi.

• La destinazione d'uso del locale. Deve essere compatibile con l'attività che vuoi svolgere: la verifica si fa in comune prima della firma, perché cambiarla dopo costa tempo e denaro e a volte non si può.
• La durata e soprattutto le uscite. Quello che ti cambia la vita non è la durata ma la clausola di recesso: se puoi uscire, quando, con quanto preavviso.
• Chi paga i lavori e cosa resta al proprietario alla fine. Impianti, insonorizzazione, bagni, climatizzazione: se li paghi tu e restano lì, sono una parte dell'investimento che non recuperi.
• Tutto quello che si paga oltre al canone. Spese condominiali, imposte ribaltate, registrazione, adeguamenti: vanno sommati prima di dire se è caro.
• Se puoi ospitare terzi a ore. Nel tuo caso è il punto centrale: l'attività ammessa deve comprendere l'uso da parte di altri, altrimenti lo scopri nel momento peggiore.

Da dove si comincia se il capitale è poco

La versione a basso rischio esiste, e non è aprire un coworking piccolo. È aprire una sala sola.

Una sala riunioni chiusa da otto o dieci persone si allestisce con un tavolo, delle sedie decenti, uno schermo, una connessione seria e una porta che fermi il rumore. Sulle medie nazionali vale 38 € l'ora e 199 € al giorno, quanto quattro o cinque postazioni di coworking, e occupa la metratura di una stanza. È il modo più economico per scoprire se nella tua zona c'è domanda: se non c'è, hai sbagliato una stanza e non un piano intero.

L'altro modo di partire leggeri è non partire da zero. Se hai già un locale, un piano che non usi, un ufficio metà vuoto, quell'affitto lo stai già pagando: metterlo a reddito ti fa misurare la domanda quasi senza rischio. Molti owner cominciano così e allargano dopo, quando hanno sei mesi di prenotazioni vere da guardare invece di previsioni.

C'è poi una regola sui primi mesi che vale ovunque: si comincia visibili. Uno spazio che apre e aspetta il passaparola paga l'affitto per mesi mentre il passaparola si mette in moto, e sono quei mesi ad affondare più progetti dei costi di apertura. Farsi trovare online dal primo giorno riempie le fasce che altrimenti restano morte, cioè le mattine infrasettimanali. Per l'ordine di grandezza prima di partire, guarda quanto puoi guadagnare con la tua metratura e le tariffe della tua categoria.

• Una sala sola fatta bene invece di dieci postazioni mediocri: rende di più per metro quadro e si gestisce in molto meno tempo.
• Un locale che hai già, anche se non è nato per questo. Il costo marginale è basso e l'errore, se c'è, costa poco.
• Orari larghi invece di metri quadri. Sere, sabati e primi mattini sono ore che quasi nessun concorrente vende e non costano un euro in più di affitto.
• Prezzi allineati alla tua città, non alla media nazionale. 42 € è la media italiana del coworking, ma la tua città è un altro numero: sopra il mercato resti vuoto, sotto lavori senza guadagnare.