Quanto spazio serve al tuo team

Perché i metri quadri per persona non bastano

Perché la scrivania è la parte piccola del conto. Una postazione operativa, cioè scrivania, sedia e lo spazio per alzarsi e passare dietro a chi sta seduto, sta intorno ai cinque metri quadri. È un numero che regge e ti serve, ma copre solo la persona seduta: tutto quello che succede quando si alza non è dentro quei cinque metri.

Il modo che funziona è contare per pezzi e sommare, invece di moltiplicare: le postazioni che servono davvero, le parti fisse che non dipendono da quanti siete, le sale in base a quante riunioni fate. Ogni voce la puoi guardare e discutere, e se il totale non ti piace sai esattamente cosa tagliare.

La differenza fra i due modi non è piccola. Dieci persone per cinque metri quadri fanno cinquanta metri quadri. Contando per pezzi, con una sala riunioni e una cucina normali, si passano gli ottanta: chi visita cinquanta metri quadri pensando a dieci persone li trova stranamente pieni, perché mancano trenta metri di roba che nessuno ha contato.

Le voci del conto, con l'ordine di grandezza che usiamo qui.

• Le postazioni, cinque metri quadri l'una. Non le persone in organico, le postazioni che servono in una giornata media.
• Ingresso e passaggi, otto metri quadri. La porta, il punto dove si appoggiano le cose, il corridoio. È fisso, che siate in quattro o in dodici.
• Cucina o area caffè, sei metri quadri fino a dieci persone, dieci sopra. Se non c'è, la pausa si fa alla scrivania oppure fuori, e nel secondo caso perdi mezz'ora di squadra al giorno.
• Archivio, stampante e armadi, quattro metri quadri. Sembra niente finché non hai i faldoni sul davanzale e la stampante in mezzo al passaggio.
• Le sale riunioni. Dodici metri quadri per una da quattro posti, venti per una da otto, ventotto per una da dodici. Pesano più di ogni altra voce e sono le prime a sparire dai conti fatti in fretta.
• Le cabine per telefonate e videochiamate, tre metri quadri l'una. Almeno una ogni cinque o sei presenze, altrimenti le chiamate si fanno in mezzo alla sala e lì non lavora più nessuno.

Quante persone ci sono davvero in sede, non quante ne hai in organico

Questa è la variabile che sposta tutto, e con il lavoro ibrido è la prima da guardare. L'organico è un numero che sai già, le presenze medie sono un numero che quasi nessuno calcola, e i metri quadri si contano sul secondo.

Il calcolo è una divisione. Persone per giorni in sede a testa dà i giorni-persona della settimana: dieci persone che vengono tre giorni fanno trenta giorni-persona, cioè sei presenze al giorno su cinque giorni di apertura, non dieci. Sei postazioni sono trenta metri quadri invece di cinquanta, e la differenza è una stanza.

Solo che la media, da sola, non basta, perché quasi nessuno sceglie il lunedì e il venerdì. Se i giorni li sceglie ognuno, quei trenta giorni-persona si ammassano su martedì, mercoledì e giovedì, e nel giorno peggiore hai la squadra intera in uno spazio pensato per sei. Il picco lo decide la regola che dai, non l'idea che hai del lavoro ibrido.

Quindi il numero su cui dimensionare sta in mezzo, e ce lo metti tu. Se distribuisci le presenze su quattro giorni utili, trenta giorni-persona diventano sette e mezzo, e dimensioni su otto postazioni: quaranta metri quadri di scrivanie invece dei cinquanta dell'organico, e nessun giorno in cui manca il posto. Se i giorni restano liberi, o dimensioni sull'organico o metti un tetto alle presenze e lo fai rispettare.

Le presenze non le puoi indovinare né chiederle in giro: ti dicono quello che pensano di fare. Guardane due mesi veri, badge o calendario condiviso, e conta su quelli: la presenza reale sta quasi sempre sotto quella dichiarata.

Le postazioni condivise: quando funzionano e quando fanno danno

Funzionano quando la presenza è bassa e prevedibile, fanno danno quando le persone vengono quasi sempre. La postazione condivisa ti fa stare in ottanta metri quadri invece che in centoventi, ma ha un prezzo che non si vede in bolletta.

Il caso in cui hanno senso è chiaro: ruoli che stanno fuori più di quanto stiano dentro, chi viene uno o due giorni a settimana, chi lavora con un portatile e basta. Lì una scrivania assegnata resterebbe vuota tre giorni su cinque, e vuota costa: la postazione singola sta a 45 € al giorno di media, cioè 900 € al mese su venti giorni anche senza nessuno seduto.

Il caso in cui fanno danno si riconosce da tre segnali. Il primo è l'attrezzatura: chi ha due monitor o una sedia regolata sulla sua schiena ha bisogno di un posto suo, e ogni mattina passata a rimontare la scrivania è tempo pagato. Il secondo sono i dati riservati, che non possono restare su un tavolo di tutti. Il terzo è più sottile: chi viene ogni giorno e non ha un posto smette di sentirsi a casa, e si vede nei mesi, non nelle settimane.

La via di mezzo che regge nella maggior parte delle squadre è mista: posto assegnato a chi c'è quattro o cinque giorni, postazioni libere per gli altri, e il numero delle libere calcolato sulle presenze di picco e non sulla somma delle persone. Fra scrivania libera e assegnata il prezzo cambia poco, 42 € contro 45 € al giorno, circa sessanta euro al mese: la scelta la fa il tipo di lavoro, non il costo.

Il conto dei metri quadri, fatto a mano

Prendiamo una squadra da dieci persone che viene in sede tre giorni a settimana, con i giorni distribuiti in modo che non si ammassino a metà settimana. Trenta giorni-persona su quattro giorni utili fanno sette virgola cinque presenze, arrotondate a otto. Otto postazioni per cinque metri quadri sono quaranta metri quadri di scrivanie.

Ora le parti fisse. Ingresso e passaggi otto metri quadri, cucina sei, archivio e stampante quattro: siamo a cinquantotto. Una sala riunioni da otto posti ne aggiunge venti e arriviamo a settantotto. Due cabine per le videochiamate, tre metri l'una, portano il totale a ottantaquattro. Il numero da cercare negli annunci è ottantacinque metri quadri, non i cinquanta che venivano fuori moltiplicando l'organico.

Lo stesso conto su venti persone, sempre tre giorni a testa, dà sessanta giorni-persona, quindi quindici presenze e settantacinque metri quadri di scrivanie. Con ingresso, cucina più grande e archivio si arriva a novantasette, una sala da dodici posti e una piccola da quattro ne aggiungono quaranta, tre cabine altri nove: centoquarantasei, cioè centocinquanta metri quadri buoni. Il fabbisogno non raddoppia, perché le parti fisse le paghi una volta sola.

Basta cambiare un ingrediente perché il totale si sposti, quindi conviene rifarlo con i tuoi numeri invece di fidarti di un esempio. Qui sotto lo strumento fa la stessa somma con le persone, i giorni in sede e le sale che indichi tu, e restituisce metri quadri, formula consigliata e spesa mensile stimata. Se il totale ti sembra alto, a spingerlo su è quasi sempre una delle due voci pesanti, le sale interne o le presenze concentrate su pochi giorni, che sono anche le due su cui puoi intervenire senza togliere niente di essenziale.

Da tre a venti persone: quale formula regge a quale dimensione

La formula non la sceglie il gusto, la sceglie l'aritmetica di due prezzi diversi: il coworking si paga a persona, l'ufficio si paga a stanza. Alle medie nazionali una giornata di coworking costa 42 € e una di ufficio privato 98 €, cioè 2,3 volte. Vuol dire che dalla terza persona in poi la stanza costa meno delle scrivanie, e il numero di giorni non cambia quel rapporto.

In tre persone, tre giorni a settimana cioè dodici giorni al mese, sono 1.512 € di coworking contro 1.176 € di stanza. In cinque, gli stessi dodici giorni fanno 2.520 € di scrivanie contro gli stessi 1.176 €, perché la stanza costa uguale che ci stiate in tre o in cinque. In dieci, il coworking a giornata su 120 giornate-persona al mese arriva a 5.040 €, e lì la domanda non è più quale formula conviene ma quanto spazio serve.

C'è un caso che sfugge a questa aritmetica: la squadra che in sede non ci va quasi mai. Cinque persone che vengono un giorno a settimana fanno venti giornate-persona al mese, cioè 840 €, e nessuno spazio fisso le batte. Lì la scelta giusta è prenotare, sale comprese, i giorni in cui vi vedete.

Sopra le dieci presenze il ragionamento cambia natura. La stanza media da 98 € al giorno è pensata per una squadra piccola, non per quindici scrivanie: quello che cerchi sono più stanze, o uno spazio nato per quella dimensione. Le medie restano utili per capire se la cifra che ti chiedono è nella scala giusta o fuori scala.

• Da tre a quattro presenze medie. Coworking a giornata o uffici privati piccoli. Trenta o quaranta metri quadri, sale prenotate quando servono.
• Da cinque a otto presenze. Una stanza vostra conviene sempre sul prezzo. Fra i sessanta e i novanta metri quadri, con una sala da quattro o sei posti dentro se le riunioni interne sono quotidiane.
• Da nove a dodici presenze. Ottanta o cento metri quadri, una sala vera, almeno due cabine per le chiamate. È la dimensione in cui la cucina smette di essere un lusso.
• Da tredici a venti presenze. Centoquaranta metri quadri e oltre, due sale di taglia diversa, un archivio degno di questo nome. Qui gli errori di dimensionamento si pagano per anni.

Sale riunioni: tenerne una sempre o prenotarla quando serve

Dipende da quante ore di riunione fate in un mese, e il punto in cui il conto si ribalta si calcola. Una sala riunioni prenotata costa 38 € l'ora e 199 € la giornata intera di media nazionale. Una sala interna non ha una tariffa, ha un costo diverso: occupa venti metri quadri che paghi tutti i mesi, riunioni o no.

Il confronto si fa mettendo le due cose nella stessa unità. Una stanza in più, alla media nazionale dell'ufficio privato, vale 98 € al giorno, cioè 1.960 € su venti giorni. Con quella cifra prenoti quasi dieci giornate intere di sala, 1.990 €, oppure cinquantuno ore sciolte. Detto in settimane: sopra le dodici o tredici ore di riunione la sala vostra costa meno, sotto stai pagando venti metri quadri per tenerli vuoti.

Con numeri normali il conto è impietoso verso le sale interne. Quattro riunioni al mese da due ore fanno 304 €, otto riunioni da due ore 608 €. Per arrivare al costo di una stanza dedicata ne servono più di venticinque in un mese, cioè più di una al giorno.

Due correzioni prima di decidere. Se la sala interna la usate anche per il lavoro concentrato, per le chiamate lunghe o per ricevere un cliente, il conto cambia, perché quelle ore le stavate comprando altrove. E la sala prenotata va presa a giornata appena la riunione supera le cinque ore, visto che 199 € pareggiano poco oltre la quinta: per una formazione di un giorno intero c'è la sala corsi, a 278 €.

La regola pratica: tieni dentro una sala piccola, quattro posti e dodici metri quadri, per le riunioni di tutti i giorni, e prenota fuori quelle grandi per clienti, presentazioni e formazione. Paghi dodici metri quadri invece di venti e le sale importanti le hai comunque, migliori di quelle che ti potresti permettere in pianta stabile.

Quanto margine tenere per crescere, e quanto costa tenerlo

Poco, e comprato nel modo giusto. Il margine è l'unica voce che paghi tutti i mesi per una cosa che forse non succede, quindi è una scommessa, non una precauzione gratis.

L'ordine di grandezza sano è lo spazio di due postazioni in più rispetto alle presenze di picco di oggi, cioè dieci metri quadri. Copre le due assunzioni dell'anno, il tirocinante, il collaboratore che arriva per un progetto. Sopra i dieci metri quadri stai comprando un'ipotesi, e le ipotesi sulla crescita di una squadra sbagliano quasi sempre per eccesso.

Il resto del margine conviene non comprarlo in metri quadri. Due persone in più coperte con giornate prenotate fuori costano 42 € l'una, cioè 1.008 € al mese in due su dodici giorni, e solo nei mesi in cui servono. Uno spazio più grande lo paghi dodici mesi su dodici, compresi quelli in cui le assunzioni sono ancora un colloquio.

Occhio a una cosa che sfugge: crescere non aggiunge solo scrivanie. Da otto a dodici presenze la sala da quattro posti diventa piccola, la cucina da sei metri quadri diventa una fila e serve una seconda cabina. Se il margine è calcolato solo in postazioni, alla prima crescita hai lo spazio per sedersi e niente altro.

Vale anche al contrario, e oggi capita spesso. Se la squadra si è ridotta e paghi metri quadri che nessuno usa, quello spazio si può mettere a reddito nei giorni o nelle stanze in cui resta vuoto: chi vuole provare può diventare owner e affittare la stanza libera a ore o a giornata.

Quanto cambia il conto da una città all'altra

I metri quadri che servono sono gli stessi ovunque, il loro prezzo no, e fra due città la differenza è più grande che fra due formule. Rifai il conto con i numeri della tua zona prima di dare per scontato che una scelta sia cara.

Sul coworking la media nazionale è 42 € al giorno, Milano sta a 52 €, Napoli a 47 €, Firenze a 41 €, Roma a 35 €, Novara a 23 € e Rimini a 21 €. Per la squadra da dieci persone dell'esempio, quelle 120 giornate-persona al mese diventano 6.240 € a Milano, 4.200 € a Roma e 2.520 € a Rimini. Stessa squadra, stesso modo di lavorare, e sull'anno fra Milano e Roma ballano più di ventiquattromila euro.

Sull'ufficio privato il quadro va letto con cautela, perché in molte città la media è fatta su pochi spazi. La media nazionale è 98 €, Milano sta a 132 €, Firenze a 124 €, Catania a 112 €, Vicenza a 109 €, e Brescia a 159 €, cioè sopra Milano. Non è un errore: dove gli annunci sono pochi bastano due uffici molto attrezzati a tirare su la media. Prima di usare una media come riferimento, guarda quanti spazi la compongono nell'osservatorio prezzi.

Le sale seguono una logica loro. La media giornaliera di una sala riunioni è 286 € a Milano, 382 € a Torino, 388 € a Venezia, 222 € a Bologna e 210 € a Padova, mentre a Treviso sale a 1.400 €, il caso classico di una città con pochissimi spazi molto grandi. A Milano il ribaltamento fra sala prenotata e sala vostra arriva prima: una stanza in più costa 2.640 € al mese, e con quella cifra prenoti nove giornate di sala invece di dieci.

Poi c'è la disponibilità, che per una squadra pesa più che per una persona sola. Milano ha 71 spazi, Roma 55, Napoli 16, Torino 15, Bari 13, Venezia 12, Firenze 12, Bologna 10. Uno spazio da ottanta metri quadri con una sala dentro è una parte piccola di quei numeri: dove ce ne sono pochi la ricerca dura mesi, non settimane.

Come si verifica un metraggio prima di firmare

Con una giornata dentro, non con una visita. Il metraggio dell'annuncio dice poco: due spazi da ottanta metri quadri, uno a pianta aperta e uno tagliato in quattro stanzette, contengono squadre di dimensioni diverse.

Il modo più rapido è portarci la squadra per un giorno. Molti spazi si prenotano a giornata, quindi li provi davvero prima di impegnarti su un affitto lungo, e una giornata costa una frazione di quello che rischi firmando un anno su uno spazio scelto dalle foto. Guarda come si comporta quando le persone si muovono tutte insieme: alle nove e mezza, all'ora di pranzo e alle sei.

• Misura il passaggio dietro le sedie occupate: se due persone non si incrociano senza spostarsi, la pianta non regge le postazioni che hai calcolato.
• Conta prese e punti rete dove metteresti le scrivanie, e prova una videochiamata dal posto più rumoroso.
• Guarda dove finiscono cappotti, zaini, scatole e i pacchi che arrivano. Sono metri quadri veri che nessuna pianta segna.
• Chiedi una sala per domani, anche fuori da quello spazio, e guarda che risposta ti danno.

Gli errori che poi si pagano per anni

Sono quasi sempre gli stessi quattro e hanno in comune l'ottimismo. Nessuno sbaglia per difetto sulla squadra che avrà, quasi tutti sbagliano per difetto sullo spazio che le serve.

Il più caro è firmare per la squadra che speri di avere. Uno spazio dimensionato su venti persone quando le presenze medie sono otto ti fa pagare metri quadri vuoti per anni, e il contratto non si accorcia perché le assunzioni sono slittate. Il criterio sano è il picco di oggi più due postazioni, e il resto comprato a giornata quando la squadra cresce davvero.

Il secondo è non contare le sale e gli spazi di servizio. È l'errore che porta a visitare cinquanta metri quadri per dieci persone e a finire in uno spazio dove le riunioni si fanno alla scrivania, con tutti gli altri che sentono.

Il terzo è dimenticare che in sede non ci si va tutti lo stesso giorno, e vale in tutte e due le direzioni. Chi dimensiona sull'organico paga stanze mezze vuote, chi dimensiona sulla media senza dare una regola sui giorni si ritrova la squadra intera in sei postazioni il mercoledì e nessuno il venerdì.

Il quarto è trattare lo spazio come una decisione da prendere una volta sola. Le presenze cambiano ogni sei mesi, e la formula che regge in cinque persone non regge in dieci. Rifare il conto due volte l'anno, con le presenze vere in mano, costa un'ora e ti evita di accorgerti dello scarto a contratto firmato.