Quanto costa affittare una sala eventi in Italia

817 euro al giorno è una media, non un preventivo

Il dato viene dall'osservatorio prezzi di Woolkye e non è una stima di mercato: è calcolato su 1.778 spazi realmente prenotabili in 396 città italiane, con le tariffe che gli owner espongono davvero. Dentro quella media convivono prodotti che il mercato chiama con lo stesso nome ma che non hanno quasi niente in comune, ed è per questo che la forbice è così larga.

C'è un secondo numero che racconta la categoria meglio della media. Una sala eventi costa 75 euro l'ora e 817 euro al giorno: la giornata vale quasi undici ore di tariffa oraria. In tutte le altre tipologie il rapporto è molto più stretto. Una sala riunioni passa da 38 euro l'ora a 199 al giorno, poco più di cinque ore. Un coworking va da 12 a 42, tre ore e mezza. Un ufficio privato da 27 a 98.

Vuol dire una cosa precisa: la sala eventi non fa sconto sulla giornata piena, perché la giornata piena è il prodotto. Quando prenoti per un evento non stai comprando delle ore di utilizzo, stai comprando lo spazio riservato a te dalla mattina alla notte, comprese le ore in cui non c'è nessuno e si montano tavoli e luci. Chi affitta lo sa e prezza quello.

Le cinque cose che muovono il prezzo

Il costo di una sala eventi non si costruisce sui metri quadri. Si costruisce su quanto vale quella data precisa per chi possiede lo spazio, e su quanto lavoro comporta ospitarti. Cinque variabili spiegano quasi tutta la distanza fra un preventivo e l'altro.

Quando due sale simili ti fanno prezzi lontanissimi, la differenza sta quasi sempre in una di queste righe e non nella qualità del posto. Vale la pena chiederlo esplicitamente, perché su tre di queste cinque voci si può ancora lavorare.

• Capienza. Non stai pagando la sala, stai pagando le persone che ci puoi mettere dentro. Superata una certa soglia cambiano uscite di sicurezza, bagni, personale richiesto e adempimenti, e il prezzo fa uno scalino netto invece di salire piano.
• Il giorno della settimana. Il sabato e il venerdì sera sono le date che uno spazio vende meglio da solo. Un martedì di febbraio la stessa sala ha molto più margine, e spesso te lo concede senza che tu debba insistere.
• La stagione. Maggio, giugno, settembre e dicembre concentrano convention, premiazioni, lanci e cene aziendali. Chiedere una data lì dentro significa competere con qualcun altro che la vuole, e il prezzo lo sa.
• L'orario serale. Un evento che finisce a mezzanotte tiene impegnata la struttura oltre l'orario normale, con personale di presidio e pulizie da fare il giorno dopo. Quasi mai la sera costa come il pomeriggio, anche se il listino mostra un prezzo solo.
• L'esclusiva. È la voce che pesa di più ed è quella di cui si parla di meno. Se pretendi che nell'edificio non ci sia nessun altro evento in contemporanea, stai comprando anche il mancato guadagno delle altre sale, e quel costo finisce nel tuo preventivo.

Sala eventi, sala conferenze o sala corsi: cosa ti serve davvero

Prima di decidere quanto spendere conviene capire quale prodotto stai comprando. Le medie parlano chiaro: sala eventi 817 euro al giorno, sala conferenze 455, sala corsi 278. Non è la stessa stanza a tre prezzi diversi, sono tre stanze pensate per tre cose diverse.

La sala corsi costa 278 euro al giorno e 40 l'ora. Tavoli, sedie, proiettore, gente seduta che ascolta e prende appunti. Formazione, corso interno, workshop, riunione allargata. Nessuno serve da bere e nessuno si alza.

La sala conferenze costa 455 euro al giorno e 94 l'ora. Qui c'è una platea che guarda avanti, un tavolo relatori o un palco, un impianto audio serio e spesso una regia. È lo spazio giusto per una presentazione, un convegno, un'assemblea, un annuncio ai dipendenti.

La sala eventi costa 817 euro al giorno e 75 l'ora, e la differenza è che si svuota. Non compri l'arredo, compri lo spazio libero e il diritto di trasformarlo per un giorno: persone in piedi, catering, musica, luci, un allestimento che la mattina non c'era. Se il tuo evento prevede che la gente circoli con un bicchiere in mano, le altre due categorie non ti bastano, per quanto costino meno.

Vale la pena guardare anche gli outdoor e giardini: 414 euro al giorno, poco più della metà di una sala eventi, con la tariffa oraria più alta del catalogo, 103 euro. Da maggio a settembre sono la vera alternativa, a patto di accettare che il rischio meteo resta tutto tuo e che un piano B al chiuso, se lo vuoi, si paga a parte.

Ora o giornata: il conto che quasi nessuno fa

Guardando le tariffe orarie salta fuori un'apparente stranezza: la sala conferenze costa 94 euro l'ora, più dei 75 euro della sala eventi, pur costando quasi la metà al giorno. Non è un errore. Le conferenze si vendono a mezze giornate, quindi il listino orario è il prezzo del picco. Gli eventi si vendono a giornate intere, e l'oraria è solo il punto di partenza da cui si arriva al pacchetto.

Da qui viene una regola pratica che fa risparmiare davvero. Conta le ore reali dell'evento porta a porta, allestimento e smontaggio compresi. Finché stai sotto le undici ore, l'aritmetica dice che pagare a ore conviene: un aperitivo aziendale dalle 18 alle 22, con due ore di allestimento prima e una di smontaggio dopo, fa sette ore, cioè 525 euro contro gli 817 della giornata piena.

Il punto è che non tutti gli spazi vendono a ore, e quasi nessuno lo fa il sabato. Se ti propongono solo la giornata intera, la domanda giusta da fare non è "me la dai a ore?" ma "quella mattina la sala è impegnata da qualcun altro?". Se la risposta è no, hai un motivo concreto per chiedere la formula a ore. Se è sì, la giornata piena non è un sovrapprezzo, è esattamente quello che stai occupando.

Cosa non è compreso quasi mai

Gli 817 euro sono il costo dello spazio vuoto con le sue dotazioni di base. Tutto quello che rende l'evento un evento viaggia su fatture diverse, e questa è la ragione numero uno per cui i budget saltano: non perché la sala costi troppo, ma perché è stata considerata il totale invece che una riga.

Non è una lista di brutte sorprese, è come funziona il mercato. Serve solo saperlo prima di dire sì a una data, perché su alcune di queste voci lo spazio ti impone il fornitore e tu il prezzo non lo fai.

• Allestimento. Tavoli aggiuntivi, sedute, banchi bar, arredi, fiori, stampe, segnaletica. E le ore di montaggio, che qualcuno deve pagare: o le trovi dentro il noleggio della sala, o te le conteggiano.
• Catering. Voce a sé, sempre. Verifica anche se lo spazio ha una cucina utilizzabile o solo un'area di appoggio, perché cambia il tipo di menù che il fornitore ti può proporre e quindi il costo.
• Tecnico audio e luci. L'impianto in sala e la persona che lo fa funzionare sono due cose separate. Se hai relatori, musica o video, il tecnico serve, e per la maggior parte degli spazi è a chiamata.
• Pulizie straordinarie. La pulizia ordinaria è spesso inclusa, quella dopo un evento con cento persone e un buffet no. Chiedilo prima, non dopo.
• SIAE. Se c'è musica, anche solo di sottofondo da una playlist, i diritti d'autore vanno pagati. Chiarisci chi presenta la pratica e chi la salda, perché la responsabilità è di chi organizza, non di chi possiede il muro.
• Sicurezza e steward. Sui numeri grandi servono personale addetto, piano di emergenza e a volte un presidio sanitario. È una voce che compare all'improvviso quando la lista invitati si allunga.

Quanto cambia da città a città

Sulle sale eventi le medie per singola città non sono un dato solido ovunque, perché in molte province gli spazi di questa categoria sono pochi e bastano due strutture di lusso per spostare tutto. Le altre tipologie però raccontano lo stesso mercato immobiliare, e servono benissimo come bussola.

Sulle sale riunioni la media giornaliera va da Treviso, che segna 1.400 euro, a Padova con 210. In mezzo ci sono Venezia 388, Torino 382, Milano 286, Reggio Emilia 243, Novara 225 e Bologna 222. Il caso Treviso è istruttivo: dove il mercato è sottile, il prezzo lo fa chi ha lo spazio, e la media schizza. Non è una città più cara di Milano, è una città con meno alternative.

Sugli uffici privati si vede un altro effetto: Amalfi sta a 750 euro al giorno, Brescia a 159, Avezzano a 140, Milano a 132, Firenze a 124, Piacenza a 114, Catania a 112, Vicenza a 109. Nelle località turistiche lo spazio professionale compete con il turismo e perde, quindi costa. Se il tuo evento è in una meta di mare o d'arte in alta stagione, mettilo in conto.

Poi c'è la disponibilità, che sul prezzo pesa quanto la geografia. Milano ha 71 spazi, Roma 55, Napoli 16, Torino 15, Bari 13, Venezia 12, Firenze 12, Bologna 10. Nelle prime due hai scelta vera e quindi potere di confronto. Sotto la decina di spazi disponibili, cercare tre preventivi comparabili diventa difficile e conviene muoversi con molto più anticipo.

Come si costruisce un budget partendo dagli invitati

Il metodo che funziona parte dalle persone, non dalla sala. Chi comincia guardando le foto degli spazi finisce quasi sempre a innamorarsi di un posto sbagliato per capienza o per formato, e a quel punto il budget lo si scrive al contrario per farlo tornare.

Un dettaglio che aiuta a decidere: il costo dello spazio per invitato crolla man mano che la lista si allunga. 817 euro divisi per 50 persone fanno circa 16 euro a testa, divisi per 100 fanno circa 8, divisi per 200 circa 4. La sala è l'unica voce del budget di un evento che si comporta così, perché catering, personale e allestimento salgono con le persone mentre l'affitto resta fermo. Se sei indeciso se invitare venti persone in più, il costo della sala non è il motivo per non farlo.

• Conta chi verrà davvero, non chi hai invitato. È il numero da cui dipendono capienza, catering e sicurezza, e sovrastimarlo costa immediatamente.
• Decidi cosa fanno quelle persone. Seduti che ascoltano, in piedi che parlano fra loro, seduti a cena. Da questo esce la tipologia, cioè se il tuo riferimento è 278, 455 o 817 euro.
• Metti la sala come prima riga, con la formula giusta: ore reali per la tariffa oraria se hai un evento corto, giornata piena se occupi lo spazio dalla mattina.
• Aggiungi le voci esterne una per una, ognuna con un nome e un fornitore: catering, tecnico, allestimento, pulizie, SIAE, personale. Se una riga non ha un fornitore, non è un preventivo, è una speranza.
• Tieni da parte un margine per gli imprevisti e non toccarlo. Serve per lo sforamento di orario, per le sedie che mancano e per il taxi del relatore in ritardo.

Gli errori che fanno saltare il conto

Gli sforamenti di budget su un evento sono quasi sempre gli stessi cinque, e nessuno riguarda il prezzo della sala. Riguardano cose che si danno per scontate al telefono e poi non ci sono nel contratto.

• Sottostimare montaggio e smontaggio. Sono le ore invisibili: se l'evento apre alle 19 non entri alle 18, e se finisce a mezzanotte non esci alle 00.15. Chiedi sempre da che ora hai accesso allo spazio e fino a quando devi averlo lasciato libero, e mettile in preventivo come ore vere.
• Dare per scontato che la sera costi come il giorno. Il listino spesso mostra una tariffa sola, ma un evento serale impegna personale e pulizie oltre l'orario. Chiedi la conferma scritta del prezzo per la tua fascia oraria, non del prezzo generico.
• Non chiedere cosa succede se gli invitati sono meno. Molti spazi lavorano con un minimo garantito, sulla sala o sul catering. Se lo scopri a due settimane dall'evento, hai già perso la possibilità di rivedere il formato.
• Prenotare la sala prima di sapere se il tuo catering può entrare. Alcuni spazi hanno un fornitore esclusivo, altri chiedono un contributo se ne porti uno tuo. È una voce che può cambiare il conto totale più della differenza fra due sale.
• Non mettere per iscritto capienza e orario di uscita. Sono le due cose su cui nascono i problemi veri il giorno stesso, quando non c'è più tempo per discutere.

Le domande da fare prima di firmare

Sono sette domande, si fanno in cinque minuti e valgono più di qualsiasi trattativa sul prezzo. Se una risposta è vaga, non è un dettaglio da sistemare dopo: è esattamente il punto in cui il conto crescerà.

Su Woolkye tariffa oraria, tariffa giornaliera, capienza e dotazioni sono scritte sulla scheda di ogni spazio, e la prenotazione con il pagamento si chiudono online. Resta comunque buona abitudine scrivere all'owner e farsi confermare per iscritto orari di accesso, esclusiva e regole sul catering: sono le tre cose che nessun listino può dirti al posto suo.

• Da che ora posso entrare per allestire e fino a che ora devo essere fuori? Esiste una tariffa per lo sforamento e quanto vale?
• L'esclusiva dello spazio è compresa, o quel giorno possono esserci altri eventi nell'edificio?
• Il catering posso portarlo io, devo scegliere fra fornitori vostri, o c'è un contributo se ne porto uno esterno?
• Cosa c'è già dentro il prezzo: impianto audio, proiettore, wifi, quante sedie, quanti tavoli, guardaroba?
• Se c'è musica, chi presenta la pratica SIAE e chi la paga?
• Le pulizie dopo l'evento sono incluse o sono una voce a parte?
• Come funziona la disdetta, entro quando posso annullare e quanto trattenete? E il prezzo indicato è IVA inclusa?