Quante persone stanno davvero in una sala: capienza, allestimenti e metri quadri

Perché la capienza dichiarata è quasi sempre il numero più scomodo

Il numero scritto nella scheda non descrive la stanza, descrive una configurazione precisa: quella in cui ci sta più gente possibile. Nella pratica è la platea, cioè file di sedie rivolte in avanti, senza tavoli e senza niente su cui appoggiare un quaderno, un portatile o anche solo un bicchiere d’acqua.

È un numero onesto ma parziale, perché quella configurazione tu potresti non usarla mai. Prendi una sala da cento metri quadri: a platea ci stanno fra sessantacinque e cento persone, con i banchi da aula scendi fra trentotto e cinquanta, attorno a un tavolo unico resti fra trenta e quaranta. Stessa stanza, stesso affitto, un terzo delle persone. Se la tua giornata prevede che si scriva, si apra il pc o si lavori in gruppo, il numero che ti riguarda è il secondo o il terzo, mai il primo.

C’è una seconda ambiguità che conviene sciogliere subito, perché sono due cose diverse dette con la stessa parola. Una è quante sedie ci stanno fisicamente dentro. L’altra è quante persone quella sala può ospitare secondo le regole del locale, le uscite e la destinazione d’uso. Il primo numero lo puoi stimare tu con un metro, il secondo lo dichiara chi gestisce lo spazio e in caso di controllo è l’unico che conta.

Quando chiedi un preventivo per una sala conferenze, quindi, la domanda giusta non è quante persone ci stanno: è quante ce ne stanno come la voglio allestire io, e se quel numero è autorizzato o solo geometrico.

I cinque allestimenti, e quanto spazio chiede ognuno

Gli allestimenti che si usano davvero sono cinque, e ognuno ha un costo in metri quadri a persona. Non sono norme, sono le regole con cui si progetta una sala: tengono conto della sedia, di quanto serve dietro per alzarsi, e di quello che hai davanti da appoggiare. Escono come intervallo perché una stanza quadrata e una lunga e stretta, a parità di superficie, non tengono lo stesso numero di persone.

La differenza fra il più denso e il più largo è enorme: fra la platea e il tavolo unico c’è un fattore due e mezzo. Prima di guardare le sale, quindi, decidi cosa succede in quella stanza. È da lì che esce il numero, non il contrario.

• Platea, da 0,8 a 1,2 metri quadri a persona. File di sedie rivolte al fronte, nessun tavolo. È l’allestimento più denso e va bene quando le persone ascoltano e basta: presentazioni, assemblee, convegni. Chiedere a qualcuno di prendere appunti seduto così è chiedere troppo.
• In piedi, da 0,6 a 0,9 metri quadri a persona. Aperitivo, rinfresco, inaugurazione: si circola con il bicchiere in mano. Sulla carta ci sta più gente che a platea, ma serve spazio per muoversi e qualche posto a sedere per chi non regge due ore in piedi.
• Banchi, da 1,6 a 2,1 metri quadri a persona. Tavoli in fila e sedie rivolte al relatore, la classica aula. Serve quando si scrive, si usa il portatile o si firma un registro presenze. È l’allestimento standard di una sala corsi e occupa circa il doppio della platea.
• Isole, da 1,7 a 2,2 metri quadri a persona. Tavoli rotondi da sei o otto, per i lavori di gruppo e le sessioni interattive. Mangia spazio e rende scomodo guardare il palco, perché qualcuno si ritrova per forza di spalle.
• Tavolo unico, da 2,0 a 2,6 metri quadri a persona. Tutti attorno allo stesso tavolo, a ferro di cavallo o rettangolare, per discutere guardandosi in faccia. È il più largo di tutti e regge numeri piccoli: va bene per un direttivo, non per un pubblico.

Quanti metri quadri servono a persona

Il conto si fa in tre passaggi e lo puoi rifare da solo su qualsiasi pianta. Primo: parti dalla superficie netta della sala, cioè i metri quadri calpestabili, non quelli lordi della scheda catastale. Secondo: togli circa un quinto per le cose che occupano il pavimento senza ospitare nessuno, cioè la corsia centrale, i passaggi laterali, l’ingresso e la zona di servizio. Terzo: dividi quello che resta per i metri quadri a persona dell’allestimento che hai scelto.

Su una sala da cento metri quadri restano ottanta metri utili. Divisi per 1,2 fanno sessantasei persone, divisi per 0,8 ne fanno cento: ecco l’intervallo della platea. Gli stessi ottanta metri divisi per i valori dei banchi danno fra trentotto e cinquanta persone, e per il tavolo unico fra trenta e quaranta. La forbice non è imprecisione, è la differenza fra una stanza regolare e una piena di angoli, colonne e porte in posizioni scomode.

Il numero basso dell’intervallo non è il numero prudente, è il numero comodo. Vale se la giornata è lunga, se qualcuno passa a servire fra le file, se le persone entrano ed escono. Il numero alto vale per un’ora di presentazione e per un pubblico che resta fermo.

Se hai la piantina davanti e non ti va di rifare la divisione a ogni sala che confronti, il calcolo è già impostato: superficie e allestimento, con il quinto di servizio già scalato.

Quello che esce è una stima di progetto, utile per capire in anticipo se una sala è nella tua taglia o ti fa perdere tempo. La capienza massima ammessa resta un’altra cosa e la dichiara chi gestisce lo spazio, in base a uscite di sicurezza, agibilità e destinazione d’uso.

Cosa si mangia i metri prima che si sieda qualcuno

Il quinto che togli nel calcolo è una media, e come tutte le medie su certe sale è generosa e su altre è troppo poco. Vale la pena guardare la pianta e contare caso per caso, perché queste cose non si vedono nelle foto della sala vuota, dove sembra tutto enorme.

Il caso peggiore è il pilastro in mezzo. Non toglie solo il posto che occupa: toglie tutti i posti da cui, stando dietro, non vedi lo schermo. Su una sala media può valere una decina di sedie, e sono sedie che sulla pianta sembrano perfettamente utilizzabili.

Un secondo classico sono le porte che si aprono verso l’interno. Davanti a ognuna serve uno spazio libero che non puoi occupare in nessun caso, e più la sala è piena più quello spazio conta, perché è il punto da cui esce chi deve andarsene a metà pomeriggio.

Poi ci sono le voci che aggiungi tu con il tuo programma, e che quindi puoi decidere in anticipo dove stanno.

• Il palco o il tavolo dei relatori, insieme al totem con il logo e allo spazio davanti che resta vuoto per forza.
• La zona catering, che non è solo il tavolo del buffet: è anche la fila che si forma davanti e il passaggio per i vassoi.
• I corridoi di passaggio, la corsia centrale e le due laterali, che servono anche solo per far arrivare il microfono a chi fa una domanda.
• Il carrello del proiettore e la postazione di regia, di solito in fondo, spesso proprio dove avresti messo le ultime sedie.
• Il banco accoglienza, l’appendiabiti e i bagagli, che in una giornata di formazione con partecipanti da fuori città sono trolley veri, non borse.

Conta più persone di quelle che hai invitato

Chi organizza dimensiona la sala sul numero degli invitati o degli iscritti. È il numero sbagliato, perché in sala entrano anche tutte le persone che non compaiono in nessuna lista.

I relatori occupano un posto anche quando non parlano, e spesso arrivano con qualcuno: un assistente, un collega, la persona che tiene le slide. Il tuo staff sta in sala tutto il giorno, non solo all’ingresso: chi gira con il microfono, chi fa le foto, chi segue la diretta. I tecnici, se non sono della struttura, occupano una postazione e non una sedia. Gli sponsor mandano quasi sempre più di una persona a testa, e non lo comunicano prima.

Poi c’è la categoria che manda in crisi i conti: chi si presenta senza aver confermato. Su un evento a pagamento è rara, perché chi ha pagato viene e chi non ha pagato non si presenta. Su un evento gratuito succede in tutte e due le direzioni, e la seconda è quella che fa danni: arrivano i colleghi di chi si era iscritto, gli accompagnatori, chi ha visto il post il giorno prima.

La conseguenza pratica è che ti servono due numeri, non uno. Il picco, cioè il momento più affollato, quasi sempre l’apertura o il rientro dalla prima pausa. E la media della giornata, che è quella su cui ordini il catering. La sala si prenota sul picco, sempre, perché una sedia in più costa poco e una persona in piedi contro il muro costa la sua opinione sull’evento.

Una sala piena all’ottanta per cento funziona meglio di una piena al cento

Sul foglio la sala piena al cento per cento è il risultato ottimale: hai pagato dei metri e li stai usando tutti. In sala è un’altra storia, e chi ci ha provato lo sa dopo la prima pausa pranzo.

All’ottanta per cento la sala legge come piena. Non ci sono buchi visibili, l’energia è quella giusta, ma restano i posti che servono a far funzionare la giornata: chi arriva in ritardo si siede senza far alzare tre persone, chi deve rispondere a una telefonata esce dalla fila senza scusarsi con tutti, chi vuole cambiare posto nel pomeriggio lo fa. Al cento per cento tutto questo diventa un piccolo problema pubblico ogni volta che succede.

C’è poi la parte fisica, che su un’ora non conta e su una giornata intera conta moltissimo. Le persone scaldano l’aria, e una sala al limite della capienza dopo tre ore è calda anche con l’aria condizionata accesa. Se poi c’è un pranzo dentro la stessa stanza, il pomeriggio comincia in un ambiente che ha già fatto il suo lavoro.

La regola pratica è semplice: prenota sulla capienza comoda, non su quella massima. Se il tuo evento dura mezza giornata puoi spingerti in alto nell’intervallo, se dura otto ore stai in basso. E se sei fra due sale, quella più grande allestita larga rende meglio di quella più piccola riempita fino all’ultimo posto, anche quando costa qualcosa in più.

Quando la sala è lunga e stretta, il limite è la vista

Ci sono sale dove le sedie ci stanno tutte e il problema non è lo spazio: è che dall’ultima fila non si capisce niente. Quello è un limite di capienza a tutti gli effetti, solo che nessuna pianta te lo dice.

Il caso tipico è la sala lunga e stretta, spesso ricavata da un corridoio ampio o da un locale commerciale profondo. Chi sta in fondo vede uno schermo piccolo e lontano, sente peggio perché la voce si perde, e dopo venti minuti guarda il telefono. Lo stesso vale per i posti laterali della prima fila, dove il collo si gira e resta girato.

La prova da fare è banale e la puoi fare in sopralluogo, o farla fare a chi ti mostra la sala. Metti sullo schermo una slide vera, con il corpo di testo che userai davvero, e vai a sederti nell’ultima fila prevista. Se leggi, i posti ci sono. Se non leggi, quei posti non esistono anche se la sedia è lì.

Contano anche l’altezza dello schermo e quella del soffitto: se lo schermo è basso, dalla quarta fila in poi vedi la nuca di chi ti sta davanti. Un palco anche solo rialzato di poco cambia completamente la faccenda, ed è la prima cosa da chiedere quando la sala è profonda e piatta. Se le persone che devi ospitare non ci stanno con la vista buona, la risposta non è aggiungere file: è cambiare sala o dividere la giornata in due turni.

Capienza sbagliata, prezzo sbagliato

Sbagliare la capienza costa in due direzioni opposte, e tutte e due si vedono in fattura. Se prendi una sala troppo grande paghi metri che non usi. Se la prendi troppo piccola paghi la seconda sala, o l’evento che riesce male.

I numeri di riferimento aiutano a capire l’ordine di grandezza. Una sala conferenze in Italia costa in media 94 € l’ora e 455 € al giorno. Una sala corsi costa 40 € l’ora e 278 € al giorno. Una sala riunioni sta a 38 € l’ora e 199 € al giorno. Su cento persone, 455 € di sala sono 4,55 € a testa, cioè meno del caffè della pausa. Su trenta persone in una sala corsi, 278 € diventano poco più di 9 € a testa.

Da qui esce la scelta di categoria, che è una scelta di capienza prima che di prezzo. Trenta persone in una sala conferenze da duecento posti costano di più e danno un effetto vuoto che si nota in tutte le foto. Le stesse trenta persone in una sala corsi hanno i banchi per scrivere e la stanza sembra piena. La sala conferenze serve quando hai un pubblico numeroso, un palco e relatori esterni.

Vale anche la geografia, perché la stessa taglia di sala non costa uguale ovunque. Sulle sale riunioni la media giornaliera va da 210 € a Padova e 222 € a Bologna fino a 286 € a Milano e 382 € a Torino. Se la data è mobile e la città no, allargare la ricerca ai comuni vicini è spesso più efficace che tagliare sulle dimensioni della sala.

Cosa chiedere allo spazio prima di prenotare

Tutto il ragionamento fatto finora si regge su due informazioni che quasi nessuna scheda pubblica per intero: le misure vere e l’allestimento a cui si riferisce la capienza. Chiederle non è essere pignoli, è l’unico modo di confrontare due sale che sulla carta dichiarano lo stesso numero.

Fatti mandare tutto per iscritto, anche via messaggio. Non per diffidenza: perché il giorno dell’evento parlerai con una persona diversa da quella che ti ha fatto il preventivo, e quella persona leggerà quello che è scritto.

• La pianta con le misure, non uno schizzo. Serve per vedere dove sono i pilastri, da che parte si aprono le porte e quanto è profonda la stanza rispetto a quanto è larga.
• La capienza per ogni allestimento, non solo il numero grande. Se la risposta è un numero solo, chiedi a cosa si riferisce.
• Se quel numero è autorizzato o geometrico, cioè se è la capienza ammessa oppure quante sedie ci stanno.
• Le foto della sala allestita come la vuoi tu. Le foto della sala vuota servono a far vedere il parquet, non a farti capire quanta gente ci sta. Se non esistono foto con i banchi, quella sala con i banchi forse non l’hanno mai allestita.
• Chi allestisce e quanto tempo serve, soprattutto se durante la giornata cambi disposizione: passare da platea a isole non è questione di due minuti e quel tempo lo paghi in programma.
• Cosa è compreso nella capienza: sedie disponibili, tavoli disponibili, e se il numero include o esclude la zona catering quando il rinfresco è nella stessa stanza.

Le cose che decide il gestore, non il tuo metro

Fin qui abbiamo parlato di geometria e di comfort, che sono cose tue. Ma su quante persone possono stare in una stanza esiste anche una parte che non dipende da te né dal calcolo: dipende dal locale, da come è classificato e da che tipo di evento stai facendo.

Le voci in gioco sono le uscite di sicurezza e i percorsi per raggiungerle, l’agibilità del locale, la destinazione d’uso, e il fatto che l’evento sia privato o aperto al pubblico, perché non sono la stessa cosa e non seguono le stesse regole. Cambiano da immobile a immobile e a volte da comune a comune, quindi qualsiasi numero generico letto online rischia di non c’entrare niente con la sala che stai guardando.

La domanda da fare al gestore è diretta e si risolve in due righe: qual è la capienza massima ammessa per questa sala, e vale anche se l’evento è aperto al pubblico. Chi gestisce spazi professionali questa risposta ce l’ha pronta, perché è la stessa che deve dare a chiunque. Se la risposta è vaga, è già un’informazione sullo spazio.

Il modo sano di usare i due numeri è tenerli separati e prendere il più basso. Il tuo calcolo dice quante persone stanno comode e vedono bene. Il gestore dice quante ne sono ammesse. Se il primo numero è più alto del secondo, comanda il secondo. Se è più basso, comanda il tuo, perché una sala legale ma scomoda resta una giornata andata storta.