Organizzare un convegno: come scegliere la sala, capienza e costi reali

Quante persone, davvero

La prima domanda del gestore sarà: quanti siete? È anche quella a cui rispondi peggio, perché la risposta istintiva è il numero degli iscritti, e gli iscritti non sono i presenti.

Su un evento gratuito la distanza fra chi si registra e chi si presenta è larga. Su un evento a pagamento è molto più stretta, perché chi ha pagato ci va. Non esiste un coefficiente valido per tutti, esiste il tuo storico: se hai già fatto due o tre edizioni, guarda quante persone avevi in sala rispetto alle iscrizioni e usa quel rapporto. Se è la prima volta, richiama gli iscritti nei giorni prima. Una conferma al telefono vale dieci promemoria via email.

Poi ci sono le persone che non si iscrivono mai e occupano comunque un posto:

Alla fine ti servono due numeri, non uno. Il picco, cioè il momento più affollato della giornata, quasi sempre la sessione di apertura o il rientro dal primo coffee break. E la media, che è quella su cui dimensioni il catering. La sala si prenota sul picco.

• i relatori e chi li accompagna, spesso un assistente o un collega dell'ufficio stampa
• il tuo staff: chi sta al banco accoglienza, chi gira con il microfono, chi fa le foto
• i tecnici audio e video, se non sono già della struttura
• gli sponsor, che mandano quasi sempre più di una persona
• giornalisti e blogger, se hai fatto un invito alla stampa
• gli accompagnatori dei partecipanti, tipici nei convegni di categoria e negli eventi del fine settimana

Capienza dichiarata e allestimento: la stessa stanza, tre numeri diversi

Quando leggi che una sala tiene 120 persone, quel numero vale per un allestimento preciso, di solito il più fitto. Cambia la disposizione e cambia la capienza, a volte della metà.

Chiedi sempre due cose: la piantina con le misure e a quale allestimento si riferisce il numero dichiarato. Poi chiedi se quella è la capienza autorizzata, quella che risulta dalle norme di sicurezza e dalle vie di fuga, oppure solo quante sedie ci stanno fisicamente. Sono cose diverse e in caso di controllo conta la prima.

Tieni presente anche che il palco, il tavolo dei relatori, il totem con il logo, la postazione di regia in fondo e le corsie di passaggio tolgono posti. Su una sala media sono una decina di sedie che spariscono prima ancora di cominciare.

• Platea: file di sedie, niente piani d'appoggio. Ci sta il numero massimo, va bene se le persone ascoltano e basta.
• Banchi, la disposizione da aula: tavoli stretti e sedie rivolte al relatore. Serve se si prendono appunti, si apre il portatile o si firma un registro presenze, e occupa circa il doppio dello spazio a persona.
• Tavolo unico, a ferro di cavallo o rettangolare: tutti si vedono in faccia. Regge numeri piccoli, va bene per un direttivo, non per un convegno.
• Isole, tavoli rotondi o gruppi da sei: serve se il pomeriggio prevede lavori di gruppo. Mangia molto spazio e rende scomodo guardare il palco.

La tecnica: è qui che i convegni si rovinano

Il pubblico perdona una sedia scomoda, non perdona di non sentire. L'audio è la prima cosa da verificare e l'ultima a cui di solito si pensa.

Poi la domanda che vale più di tutte: chi c'è in sala durante la giornata? Molte strutture ti mostrano l'impianto la mattina e poi spariscono. Se il proiettore perde il segnale alle 15, vuoi un numero che risponde entro due minuti, meglio ancora una persona seduta in fondo. Se il tecnico si paga a parte, fattelo mettere nel preventivo prima, non dopo.

Ultima regola: prova tutto il giorno prima, o almeno un'ora prima dell'apertura, con il portatile vero e le slide vere. La prova fatta con un file di test non serve a niente.

• Microfoni per chi parla: uno ad archetto o a clip per il relatore che si muove, uno fisso sul tavolo se restano seduti. Verifica quanti radiomicrofoni ci sono e se ci sono batterie di ricambio cariche.
• Microfono per il pubblico: le domande dalla sala senza microfono non le sente nessuno e non entrano nella registrazione. Serve un microfono a mano che qualcuno porta in giro, o due postazioni fisse.
• Proiezione: schermo grande abbastanza per l'ultima fila, proiettore luminoso se la sala ha finestre, formato delle slide concordato con i relatori. Porta adattatori HDMI e USB-C, in ogni convegno c'è almeno un portatile che non si collega.
• Connessione: se fai streaming o registri in cloud, chiedi una linea via cavo e la banda in upload. Il wifi condiviso con le altre sale non tiene.
• Prese di corrente: dove sono, quante, e ciabatte con i cavi passati a terra e coperti.

Gli spazi che servono oltre alla sala

Un convegno non sta tutto dentro la sala. Le cose che lo fanno sembrare organizzato o improvvisato succedono fuori.

Per ognuno di questi spazi chiedi due cose: se è compreso nel prezzo della sala o si paga a parte, e se è tuo in esclusiva o lo condividi con un altro evento in programma lo stesso giorno. Condividere l'atrio significa avere due code, due banchi e partecipanti che entrano nella sala sbagliata.

Se la struttura non ha spazi accessori non è per forza da scartare: a giugno la registrazione la fai all'aperto, a luglio il guardaroba non ti serve. Ma devi saperlo quando prenoti, non la mattina stessa.

• Accoglienza e registrazione: un tavolo fuori dalla sala, con spazio davanti per una coda. Se registri le persone sulla porta blocchi l'ingresso e la sessione parte in ritardo.
• Guardaroba: da ottobre a marzo cento partecipanti sono cento cappotti. Senza guardaroba finiscono sulle sedie e ti mangiano posti.
• Area coffee break: separata dalla sala. Se il catering si allestisce dentro devi far uscire tutti, rimettere a posto e farli rientrare, e la pausa da venti minuti diventa quaranta.
• Stanza per i relatori: un posto dove lasciano la borsa, ripassano, fanno una chiamata. Basta un ufficio piccolo, ma cambia il rapporto con chi hai invitato.

Arrivarci e starci otto ore

La sala perfetta a quaranta minuti dalla stazione ti costa presenze. Chi viene da fuori città guarda l'orario del treno e decide se vale la pena muoversi.

Se puoi, fai il sopralluogo alla stessa ora in cui si terrà il convegno, non alle otto di sera quando è tutto tranquillo. Se non puoi andare, chiedi una videochiamata dalla sala con il gestore che gira con il telefono.

• Mezzi pubblici: distanza a piedi dalla stazione o dalla metro, misurata davvero e non a occhio sulla mappa.
• Parcheggio: quanti posti, se sono riservati, se si paga e cosa c'è intorno come alternativa. Fuori dai centri storici è la voce che pesa di più.
• Accesso senza barriere: ingresso a livello o rampa, ascensore abbastanza largo, bagno accessibile, posti in sala non relegati in fondo. E il palco: se un relatore usa la sedia a rotelle deve poterci salire, non parlare da sotto.
• Clima: cento persone in una stanza chiusa scaldano parecchio. Chiedi se c'è ricambio d'aria, chi comanda il termostato e se puoi intervenire durante la giornata.
• Luce: serve luce naturale per non stare otto ore in una scatola, e serve poterla togliere quando si proietta. Senza tende oscuranti, dalle undici alle quindici le slide si leggono male.
• Rumore: strada trafficata, cantiere accanto, sala adiacente affittata a un altro evento. Chiedilo esplicitamente, sulla scheda non c'è mai.

Quanto costa, con i numeri

Secondo l'osservatorio prezzi di Woolkye, che guarda 1.778 spazi realmente prenotabili in 396 città italiane, una sala conferenze costa in media 94 euro l'ora e 455 euro al giorno. È una delle tariffe più alte del catalogo, e ha una ragione: parliamo di stanze grandi, con impianto audio, proiezione e spesso un palco.

Per capire dove ti collochi, questi sono i riferimenti delle categorie vicine, sempre a giornata: una sala riunioni sta a 199 euro, una sala corsi a 278, una sala eventi a 817. Il salto fra sala corsi e sala conferenze è di 177 euro al giorno, quello verso la sala eventi è di 362.

Messo a persona il conto cambia faccia: 455 euro con 100 partecipanti sono 4,55 euro a testa, meno di quello che spendi di caffè e brioche alla pausa. La sala, in un convegno, raramente è la voce che sfonda il budget. A sfondarlo sono le voci intorno:

Un'ultima cosa sulle medie: sono nazionali, e l'offerta è concentrata. Milano conta 71 spazi prenotabili, Roma 55, Napoli 16, Torino 15, Bari 13, Venezia 12, Firenze 12, Bologna 10. Dove ci sono dieci sale puoi confrontare e trattare, dove ce n'è una prendi quella e ti adatti.

• il tecnico audio e video, quando non è compreso
• il catering: coffee break, pranzo, acqua ai relatori
• le hostess per accoglienza e registrazione
• la stampa di badge, cartelline, roll-up e cartelli
• lo streaming: operatore, telecamera, piattaforma
• l'orario extra oltre quello prenotato, che si paga quasi sempre a ore piene

Mezza giornata o giornata intera: dove sta la convenienza

Con 94 euro l'ora e 455 al giorno, la tariffa giornaliera equivale a poco meno di cinque ore di sala. È la soglia che ti serve per decidere.

Un convegno dalle 9 alle 13 sono quattro ore, che a tariffa oraria fanno 376 euro: ti mancano 79 euro per avere l'intera giornata. Se c'è anche solo la possibilità di sforare, o se vuoi entrare alle 8 per montare, la giornata la prendi comunque. Sopra le cinque ore la tariffa oraria non ha più senso: otto ore a 94 euro sarebbero 752 euro contro 455.

Attenzione a cosa vuol dire giornata per quella struttura. Non è mai quando ti pare, è una finestra con un orario di apertura e uno di chiusura. Fatti dire i due orari e mettili nella prenotazione, insieme alle risposte a queste domande:

Sul piano del programma, la mezza giornata è più facile: la presenza è più alta, non devi organizzare un pranzo e chi viene da fuori riparte nel pomeriggio. La giornata intera ha senso quando il contenuto la giustifica davvero, con lavori di gruppo, tavoli tematici o crediti da maturare. Un pomeriggio riempito solo per far durare l'evento si vede subito, e si vede dalle sedie vuote alle 15:30.

• il montaggio rientra nella giornata prenotata o è tempo in più?
• a che ora entra il catering, e serve qualcuno ad aprire?
• quanto costa mezz'ora di sforamento e come viene calcolata?
• chi rimette a posto le sedie, e quel tempo è dentro o fuori dall'orario?

Sala conferenze, sala corsi o sala eventi

Le tre categorie si somigliano sulla scheda e servono a cose diverse. La regola per non sbagliare è banale: conta quanti parlano e quanti ascoltano.

La sala conferenze, 94 euro l'ora e 455 al giorno, è per quando uno o pochi parlano e molti ascoltano: platea, palco, impianto audio, proiezione grande. Ha senso da un centinaio di persone in su, o anche meno se ci sono relatori esterni e serve una scena vera.

La sala corsi costa 40 euro l'ora e 278 al giorno e serve per gruppi contenuti: banchi, lavagna, si scrive e si fanno esercitazioni. Per una formazione aziendale da venticinque o trenta persone la sala conferenze è sovradimensionata, paghi di più per una platea mezza vuota che fra l'altro rende malissimo nelle foto.

La sala eventi, 75 euro l'ora e 817 al giorno, entra in gioco quando la giornata finisce con una cena, una premiazione o un cocktail. Costa di più perché ti dà spazio libero, altezze e di solito la possibilità di far entrare un catering completo.

C'è poi il caso misto, il più frequente nei congressi di associazione: plenaria la mattina in sala conferenze, sessioni parallele nel pomeriggio in due sale più piccole. Quando cerchi, privilegia strutture che abbiano più sale nello stesso stabile, così non sposti duecento persone da un edificio all'altro fra le 13 e le 14.

La scaletta del giorno

Il giorno del convegno non si improvvisa niente. Questa è la traccia che funziona per un evento in giornata, con gli orari calcolati all'indietro dall'inizio dei lavori.

Assegna ogni riga a un nome, non a un gruppo: se ci pensa la segreteria significa che non ci pensa nessuno. E lascia scritto un numero di telefono per ogni ruolo, compreso quello del referente della struttura, su un foglio che tutti hanno in tasca.

• Due ore prima: apertura della sala, prova audio con i microfoni veri, prova proiezione con le slide vere, test della connessione se c'è streaming.
• Novanta minuti prima: banco accoglienza allestito, badge in ordine alfabetico, cartelli per indicare la sala, guardaroba aperto.
• Un'ora prima: arrivo dei relatori, caffè, giro della sala con loro, dove siedono e come funziona il microfono.
• Trenta minuti prima: apertura al pubblico, staff al proprio posto, musica di sottofondo.
• Durante: una persona con l'orologio che avvisa i relatori sui tempi, una che gira con il microfono per le domande, una al banco per chi arriva in ritardo.
• In pausa: qualcuno resta in sala a controllare borse e attrezzatura, non lasciarla vuota e aperta.
• Alla fine: raccolta materiali, giro per gli oggetti dimenticati, sedie a posto se previsto, foto della sala com'è, riconsegna al referente.

Cosa mettere per iscritto prima di confermare

Le discussioni del giorno dopo nascono sempre da cose che erano state dette a voce. Prima di confermare, metti in chiaro questi punti.

Prenotare online aiuta proprio qui: data, orario e prezzo restano scritti nella conferma e non dipendono da come ognuno ricorda la telefonata. Su Woolkye la prenotazione di una sala conferenze si chiude e si paga online, quindi hai un documento da allegare alla nota spese e da mostrare a chi ti ha dato il budget.

Ultimo consiglio, e vale più di tutta la lista: vai a vederla. Mezz'ora di sopralluogo ti evita tre problemi che nessuna scheda ti avrebbe raccontato.

• Orario esatto di apertura e chiusura, montaggio e smontaggio compresi, e costo dello sforamento.
• Capienza con l'allestimento che userai tu, non quella generica della scheda.
• Dotazione tecnica con le quantità: quanti microfoni e di che tipo, schermo, proiettore, adattatori.
• Presenza del tecnico: se c'è, in quali orari, e se è incluso nel prezzo.
• Spazi accessori: atrio, guardaroba, area pausa, stanza relatori, in esclusiva o condivisi.
• Connessione: cablata o wifi, banda disponibile, possibilità di fare un test prima.
• Catering: se puoi portare il tuo o sei vincolato a quello della struttura.
• Cancellazione: entro quando si disdice e cosa si perde.
• Danni e responsabilità: chi risponde di cosa e se serve una copertura assicurativa.