Business center, ufficio virtuale, coworking e ufficio privato: le differenze

Cos'è un business center e perché il nome confonde

Un business center è un edificio, non una formula. È una struttura che affitta spazi di lavoro e servizi a imprese e professionisti: stanze arredate, sale riunioni, una reception all'ingresso, un indirizzo che puoi usare per la tua attività. Quello che compri lì dentro può essere una cosa qualsiasi fra quelle.

Ecco perché il nome confonde. Coworking, ufficio privato e ufficio virtuale sono prodotti, descrivono cosa ti porti a casa. Business center è il fornitore, descrive chi te lo vende. Chiedere se conviene di più un business center o un coworking è come chiedere se conviene di più il supermercato o la pasta, e infatti le risposte che trovi in giro non si mettono mai d'accordo.

I business center esistevano prima del coworking ed erano pensati per un cliente diverso: aziende che volevano una sede pronta in una città, con la targa sul portone e qualcuno che risponde al telefono. Da lì vengono il tono formale, i contratti mensili o annuali, il listino a stanza invece che a persona. Negli ultimi anni i due mondi si sono avvicinati, molti business center hanno aperto un'area open space e molti coworking hanno aggiunto stanze chiuse e servizio posta.

Quando chiedi un preventivo a un business center la domanda utile è una sola: quale di queste formule mi stai quotando. Due preventivi che sembrano lontanissimi spesso non vendono la stessa cosa, uno è un indirizzo e l'altro è una stanza.

• Uffici arredati, di solito con contratto mensile o annuale e prezzo a stanza.
• Sale riunioni a ore, spesso aperte anche a chi non ha un ufficio lì dentro.
• Ufficio virtuale e domiciliazione, cioè l'indirizzo e la gestione della posta.
• Postazioni in open space, dove il business center ha anche un'area coworking.
• Servizi accessori: reception, segreteria telefonica, stampa, sale corsi, a volte il parcheggio.

Cos'è l'ufficio virtuale: un indirizzo senza scrivania

L'ufficio virtuale è un indirizzo, non un posto. Paghi per usare quell'indirizzo per la tua attività e per i servizi che ci girano intorno: qualcuno riceve la posta al posto tuo, te la segnala, in alcuni pacchetti la scansiona e te la manda. Di scrivanie, nel prezzo, non ce n'è nessuna.

È la formula che genera più delusioni, perché la parola ufficio fa pensare a una stanza. Se ti presenti all'indirizzo del tuo ufficio virtuale, nella maggior parte dei casi trovi una reception che ritira la tua posta e nient'altro. Lavorarci si può solo comprando a parte una postazione o una sala, e a quel punto stai comprando due prodotti diversi.

Serve davvero in poche situazioni, che però sono molto comuni.

Sul prezzo non ti diamo una media, e il motivo è che l'ufficio virtuale non è uno spazio prenotabile: non ha una tariffa oraria o giornaliera confrontabile con le altre formule di questa guida. Il listino dipende quasi tutto da cosa c'è nel pacchetto, se solo il recapito o anche scansione della posta, risposta telefonica, qualche ora di sala. Fatti dare per iscritto l'elenco delle cose comprese, altrimenti confronti due numeri e basta.

• Lavori da casa e non vuoi il tuo indirizzo di casa in visura, sul sito e su ogni preventivo che mandi. È il motivo numero uno.
• Hai clienti in una città dove non hai una sede e vuoi un recapito lì, senza aprire niente.
• Cambi casa spesso e ti serve un recapito che resti fermo mentre tu ti sposti.

Domiciliazione e sede legale: cosa vuol dire in pratica

Domiciliare la sede vuol dire usare come indirizzo della tua attività un immobile che non è tuo, con il consenso scritto di chi lo mette a disposizione. In pratica la posta arriva lì, quell'indirizzo compare nei documenti e nei registri pubblici, e chi ti ospita si impegna a ricevere la corrispondenza per te.

La parte che decide se il servizio funziona è la gestione della posta. Raccomandate e atti hanno tempi che contano, e se una comunicazione resta in un cassetto due settimane il problema diventa tuo. Chiedi come lavorano: ogni quanto smistano, come ti avvisano, se scansionano, chi è autorizzato a firmare per te, in che orari puoi ritirare.

Un'altra cosa che si guarda poco è quante attività sono domiciliate allo stesso indirizzo. Non è un problema in sé, ma un cliente che cerca il tuo indirizzo su una mappa e trova una lista lunghissima di ragioni sociali si fa un'idea.

Sul resto si passa dal commercialista, e non è una formula di cortesia: se la sede legale può stare a un indirizzo di domiciliazione e cosa comporta dipende dalla forma giuridica, dal tipo di attività e a volte dall'albo a cui sei iscritto. Queste sono le domande da portare in studio.

Se l'attività riceve pubblico o ha requisiti sui locali, la domanda su cosa è ammesso a quell'indirizzo va fatta al comune, perché cambia da comune a comune. La domiciliazione risolve un problema di recapito, non trasforma un indirizzo in un posto dove puoi fare qualsiasi cosa.

• Se la mia forma giuridica e la mia attività possono avere la sede a un indirizzo di domiciliazione.
• Che differenza fa, nel mio caso, fra sede legale e sede operativa, e se devono coincidere.
• Cosa devo comunicare, a chi e con quali tempi, quando la sede cambia.
• Se il mio ordine professionale o le regole del mio settore chiedono requisiti sui locali.
• Come si trattano i costi del servizio e cosa serve per documentarli.

Coworking e ufficio privato: le formule in cui una scrivania c'è

Queste due sono le uniche di cui possiamo darti prezzi confrontabili, perché si prenotano a ore e a giornata. Una giornata di coworking costa in media 42 €, un'ora 12 €. Una giornata in ufficio privato costa 98 €, un'ora 27 €.

Il salto da 42 a 98 è quasi tutto una cosa sola, la porta. Nel coworking lavori in un ambiente condiviso, con arredo, connessione, corrente e pulizie comprese. Nell'ufficio privato hai una stanza chiusa, quindi silenzio, riservatezza e la possibilità di lasciare le tue cose fra un giorno e l'altro. Se ti serve una scrivania riservata ma non una stanza c'è la via di mezzo, la postazione singola, 45 € al giorno.

Le medie servono per l'ordine di grandezza, poi conta la città. Nel coworking si va dai 21 € al giorno di Rimini e dai 23 di Novara ai 35 di Roma, 41 di Firenze, 47 di Napoli e 52 di Milano. Sull'ufficio privato la forbice è più larga: 112 € a Catania, 114 a Piacenza, 124 a Firenze, 132 a Milano, 159 a Brescia.

C'è poi chi non ha bisogno di una stanza tutti i giorni ma solo quando incontra qualcuno. Lì la combinazione che costa meno è coworking più una sala riunioni a ore, 38 € l'ora: una giornata di coworking e un'ora di sala restano sotto i 98 € dell'ufficio privato, con due ore li superano e conviene prendere direttamente la stanza.

Cosa compri con ognuna delle quattro

Le quattro parole si smontano con cinque domande: mi dà un posto dove lavorare, mi dà un indirizzo che posso usare, mi dà riservatezza, mi dà sale riunioni, mi dà servizi come reception e posta.

La riga che conta più di tutte è la seconda. Solo l'ufficio virtuale ti dà un indirizzo utilizzabile: prenotare un coworking o un ufficio per venti giorni non ti dà nessun diritto di usare quell'indirizzo per la tua attività. È un servizio a parte, si concorda per iscritto e non tutti gli spazi lo fanno.

L'errore speculare è comprare un ufficio virtuale sperando di avere un posto dove andare a lavorare. Quando ti servono tutte e due le cose la risposta giusta è quasi sempre comprarle separate, così puoi cambiare una delle due senza toccare l'altra.

• Ufficio virtuale. Posto per lavorare no. Indirizzo sì, è tutto quello che compri. Riservatezza non pertinente. Sale riunioni a volte, come extra o poche ore incluse. Servizi sì, posta e a volte risposta telefonica.
• Coworking. Posto sì, in ambiente condiviso, 42 € al giorno. Indirizzo no, salvo comprare a parte la domiciliazione. Riservatezza poca. Sale riunioni quasi sempre disponibili, pagate a parte. Servizi di base compresi: connessione, arredo, pulizia.
• Ufficio privato. Posto sì, in una stanza chiusa, 98 € al giorno. Indirizzo no, per lo stesso motivo. Riservatezza sì, è la cosa che stai pagando. Sale riunioni spesso nello stesso edificio. Servizi secondo lo spazio.
• Business center. Non è una riga di questa tabella: è il posto che può venderti una qualsiasi delle tre righe sopra, in genere con contratti più lunghi e più servizi intorno.

Quale formula ti serve: le quattro domande da farti

La scelta si fa con quattro domande, in questo ordine: quanti giorni al mese ti serve un posto dove lavorare, ti serve un indirizzo per la sede, ricevi clienti, quante persone siete. Le prime due separano le formule, le altre due correggono il risultato.

Prendi un consulente che lavora da solo. Esce di casa due giorni a settimana, circa nove giorni al mese: nove giornate di coworking a 42 € fanno 378 €. Riceve clienti due volte al mese, due ore ogni volta in sala riunioni a 38 € l'ora, altri 152 €. Siamo intorno ai 530 € al mese. Gli stessi nove giorni in ufficio privato costerebbero 882 €, e la stanza gli servirebbe davvero solo nelle quattro ore in cui vede qualcuno.

Cambia un dato e cambia la risposta. Se i giorni fuori casa diventano quattro al mese il coworking scende a 168 €, e il costo che pesa diventa l'indirizzo, se non vuole usare quello di casa. Se invece diventano ventuno, il coworking arriva a 882 € e l'ufficio privato supera i 2.000 €: lì il confronto non è più fra formule flessibili, è fra la formula flessibile e un contratto di locazione, con cauzione, utenze, arredo e durata minima.

Sulle ultime due domande la regola è corta. Ricevere clienti non giustifica una stanza tutti i giorni, giustifica una sala per le ore in cui li vedi. Essere in più di due invece sì, perché in open space due persone che si parlano di continuo danno fastidio a tutti, e il prezzo dell'ufficio privato è a stanza, non a persona: diviso per tre cambia parecchio.

Il metodo sta in quattro passaggi: conta i giorni, decidi se l'indirizzo ti serve, aggiungi le ore di sala solo quando incontri qualcuno, dividi per il numero di persone. Le stesse quattro domande, con i tuoi numeri e il costo mensile già calcolato, le trovi qui sotto.

Partita IVA appena aperta: cosa serve davvero il primo anno

È il caso più comune fra chi fa questa ricerca, e la risposta è quasi sempre la stessa: all'inizio non ti serve un ufficio, ti serve un indirizzo e un posto dove ricevere ogni tanto. Nei primi mesi il lavoro è irregolare, e la cosa che fa male non è il prezzo alto, è il costo fisso che paghi anche nei mesi vuoti.

In pratica: l'indirizzo lo risolvi con un ufficio virtuale, se non vuoi usare casa tua. I giorni in cui esci li paghi a consumo in coworking, 42 € l'uno, senza abbonamento finché non sai quanti sono. Quando devi vedere un cliente prendi una sala per due ore invece di una stanza per un anno. Dopo sei mesi hai i numeri veri per scegliere qualcosa di stabile, e nel frattempo non hai firmato niente.

La trappola classica è il contratto annuale preso il primo mese. Un pacchetto con indirizzo, ore di sala e qualche giornata di ufficio sembra conveniente sulla carta, ma ti lega per dodici mesi a un ritmo di lavoro che ancora non conosci. Guarda due righe prima di tutto: la durata minima e cosa succede alla scadenza, perché il rinnovo tacito è la ragione per cui certi servizi restano attivi anni dopo che hai smesso di usarli.

Sulle cose formali le domande da portare al commercialista sono poche ma vanno fatte prima: se puoi tenere la sede a casa e cosa comporta, cosa cambia domiciliandoti altrove, come si trattano i costi di questi servizi nel tuo regime.

Lavori da remoto per un'azienda di un'altra città

Qui il problema è solo il posto, e questo semplifica molto. La sede ce l'ha l'azienda per cui lavori, l'indirizzo non ti serve, quindi l'ufficio virtuale esce subito dal confronto.

Quello che ti manca è una scrivania vicino a casa e una stanza chiusa nei giorni con riunioni che non puoi fare in mezzo agli altri. Una giornata di coworking a 42 € copre il primo bisogno. Se stai in videochiamata per buona parte della giornata verifica prima che ci siano cabine per le call: è la differenza fra una giornata produttiva e otto ore passate a cercare un angolo tranquillo. Se le call sono tutto il giorno tutti i giorni, l'ufficio privato a 98 € smette di sembrare caro.

Se paga l'azienda, chiarisci subito a chi va intestata la fattura e se serve un accordo per prenotare più volte senza chiedere autorizzazione ogni settimana. Molti spazi fatturano direttamente all'azienda.

Conta anche quanto è servita la tua città. Gli spazi prenotabili sono 71 a Milano e 55 a Roma, ma 16 a Napoli, 15 a Torino, 13 a Bari, 12 a Firenze e 10 a Bologna. Dove l'offerta è sottile prenota con qualche giorno di anticipo e, se hai trovato l'unico spazio comodo da casa, chiedi se esiste un abbonamento.

Quando si passa da una formula all'altra

Il passaggio non si decide a tavolino, lo segnala un fastidio che si ripete. Ogni salto ha il suo.

Il vantaggio delle formule a consumo sta nell'ultimo punto. Con una locazione l'errore di previsione lo paghi fino alla scadenza, fra deposito, preavviso e a volte ripristino dei locali. Con coworking e ufficio a giornata smetti di prenotare e finisce lì. Tienilo presente quando qualcuno ti mostra il risparmio teorico di un impegno lungo: quel risparmio esiste solo se la previsione era giusta.

• Da ufficio virtuale a coworking. Quando esci di casa più di due volte a settimana e lo fai al bar. Il segnale non è il costo del caffè, è che rimandi le telefonate perché non puoi farle lì.
• Da coworking a ufficio privato. Quando la porta ti serve per un motivo preciso: call continue, documenti che non devono stare sullo schermo davanti a estranei, clienti che ricevi tu, materiale da lasciare fra un giorno e l'altro.
• Da solo a in tre. Sopra le due persone l'open space diventa scomodo per voi e per gli altri, e una stanza divisa per tre costa meno di tre postazioni.
• Da formula flessibile a contratto vero. Quando i giorni al mese superano quindici e la stanza ti serve anche quando non ci vai. Ventuno giorni a 98 € sono oltre 2.000 € al mese, e a quella cifra un contratto va almeno confrontato.
• All'indietro. Succede quanto l'altro verso e nessuno lo racconta: un progetto che finisce, un team che si riduce, un cliente grosso che se ne va.

Cosa chiedere prima di firmare, formula per formula

Le domande cambiano con la formula. Queste sono quelle che, se non le fai, tornano indietro sotto forma di costi non previsti.

Una domanda vale per tutte e quattro, ed è quella che si fa meno: cosa succede se voglio smettere. La risposta spiega quasi da sola quanto ti costa davvero la formula che stai per scegliere. Se vuoi partire dal caso più semplice, una stanza prenotata per i giorni in cui serve e nient'altro, gli uffici privati si guardano città per città con prezzo e disponibilità reale.

• Business center: quale formula mi stai quotando, indirizzo, stanza o postazione. Senza questa risposta i preventivi non sono confrontabili.
• Business center: durata minima, preavviso di disdetta e cosa succede alla scadenza, perché il rinnovo tacito è la sorpresa più frequente.
• Business center: il prezzo è a stanza o a persona, e cosa cambia se aggiungi qualcuno a metà anno.
• Ufficio virtuale: l'elenco scritto di cosa è compreso, ricezione della posta, avvisi, scansione, ritiro, eventuali ore di sala.
• Ufficio virtuale: chi è autorizzato a firmare le raccomandate e in quanto tempo ti avvisano quando arriva qualcosa.
• Ufficio virtuale: se comprende la domiciliazione della sede o solo il recapito della posta, che non sono la stessa cosa.
• Coworking: orari di accesso, minimo di prenotazione, se ci sono cabine per le call e quanto costa la sala riunioni a parte.
• Coworking: se l'abbonamento si può sospendere o disdire di mese in mese, e cosa succede alle giornate non usate.
• Ufficio privato: quante persone ci lavorano comode, non quante ci entrano, e se il prezzo è a stanza o a testa.
• Ufficio privato: rumore, orari, cosa succede se sfori e fino a quando puoi cancellare senza pagare.