Il budget di un evento aziendale: come si costruisce partendo dagli invitati

Perché il budget parte dagli invitati e non dalla cifra a disposizione

Perché il numero di persone è l'unico dato fisico del progetto. La cifra stanziata è una decisione, e come tutte le decisioni può cambiare in riunione. Ottanta persone invece no: occupano metri quadrati, mangiano, hanno bisogno di sedersi, di sentire chi parla e di appendere il cappotto da qualche parte. Da quel numero discende il tipo di sala, e il tipo di sala è la prima cifra che puoi scrivere senza dipendere da nessuno.

C'è anche un motivo aritmetico, e riguarda il modo in cui le voci crescono. Non crescono tutte allo stesso ritmo quando aggiungi persone, e chi parte dal totale se ne accorge tardi.

Il risultato è che venti invitati in più non alzano il conto in modo proporzionale: lo alzano a scatti, e lo scatto più caro è sempre quello della sala. Per questo la lista va chiusa prima, anche in modo approssimativo, e va chiusa con una stima di presenze vere e non con l'elenco dei contatti aziendali.

Se il numero non ce l'hai ancora, fissa una forbice e lavora sull'estremo alto. Un evento pensato per novanta persone che ne accoglie settanta funziona lo stesso, il contrario diventa una serata con trenta persone in piedi in corridoio.

• lo spazio cambia a scatti: o la sala li contiene o serve quella successiva, che costa un'altra cifra
• il catering cambia in modo lineare, ogni persona in più è un coperto in più
• la tecnica quasi non cambia, microfono e proiettore costano uguale per quaranta o per novanta persone
• gli extra cambiano poco ma cambiano, tra badge, segnaposto, guardaroba e una hostess in più

Lo spazio, quanto costa davvero e perché vincola tutto il resto

Lo spazio si prenota per primo e si cambia per ultimo, quindi tanto vale sapere subito di che ordine di grandezza si parla. Secondo l'osservatorio prezzi di Woolkye una sala eventi costa in media 817 € al giorno e 75 € l'ora, una sala conferenze 455 € al giorno e 94 € l'ora, una sala corsi 278 € al giorno e 40 € l'ora, uno spazio outdoor 414 € al giorno e 103 € l'ora.

Quei due numeri, ora e giornata, dicono più di quanto sembri. Ogni categoria ha un punto in cui la tariffa a giornata diventa più conveniente di quella oraria, e sapere dov'è ti evita di pagare una giornata intera per un convegno che finisce a mezzogiorno.

Il confronto tra i 455 € della sala conferenze e gli 817 della sala eventi non è un confronto tra caro ed economico. Sono due cose diverse: una sala conferenze arriva quasi sempre con impianto audio, proiezione e disposizione a platea già pronta, mentre una sala eventi ti vende metri quadrati liberi, orari serali e uso esclusivo, e la dotazione la porti tu. La differenza torna per intero sulla voce tecnica.

Le medie nazionali servono a impostare il foglio, non a chiudere un preventivo. Sulla sala riunioni la media giornaliera va da 222 € a Bologna a 286 a Milano, 382 a Torino e 388 a Venezia, e a Treviso arriva a 1.400 perché in città ci sono pochissimi spazi e uno molto caro sposta da solo tutta la media. Anche la disponibilità cambia: Milano conta 71 spazi, Roma 55, Napoli 16, Torino 15.

• outdoor: 103 € l'ora contro 414 al giorno, la giornata conviene già dopo quattro ore
• sala conferenze: 94 € l'ora contro 455 al giorno, il pareggio arriva intorno alla quinta ora
• sala corsi: 40 € l'ora contro 278 al giorno, la giornata conviene da sette ore in su
• sala eventi: 75 € l'ora contro 817 al giorno, servono quasi undici ore per pareggiare

Il catering, la voce che quasi sempre supera lo spazio

Il catering si conta a persona, e questo lo rende la voce più sensibile del budget: ogni nome che aggiungi si moltiplica per il prezzo a coperto. In un evento serale con servizio al tavolo supera spesso il costo della sala, anche di parecchio; in un incontro del mattino che si chiude con un coffee break resta una voce laterale. A decidere è il formato, non il numero di invitati.

Il problema pratico è che i preventivi dei caterer non sono confrontabili finché non li obblighi a esserlo. Due cifre a persona quasi identiche possono contenere cose molto diverse, quindi le domande vanno fatte prima e sempre le stesse.

L'altro punto è quando si chiude il numero. Il caterer chiede il definitivo con qualche giorno di anticipo e da lì in poi paghi quello, anche se la sera arrivano meno persone. Gli invitati che confermano e poi non si presentano esistono in ogni evento aziendale, quindi il numero che dai al fornitore non è la lista dei sì, è la stima delle presenze reali.

Da chiarire con lo spazio prima di firmare: se il catering è vincolato a un fornitore interno, se puoi portare il tuo e se in quel caso la struttura chiede un contributo. Sono domande da sopralluogo, non da fare con tre preventivi già in mano.

• il prezzo a persona comprende il personale di sala, e per quante ore
• comprende allestimento, tavoli, tovagliato, stoviglie e il ritiro a fine serata
• le bevande sono incluse o si contano a consumo
• c'è un minimo garantito di coperti, e quando va comunicato il numero definitivo
• come vengono gestite le esigenze alimentari, e se costano di più
• l'IVA è compresa, visto che sul catering non è la stessa dell'affitto della sala

La tecnica, e la persona che la tiene in piedi durante l'evento

La tecnica è la voce che non cresce con gli invitati e cresce con la sala. Un microfono, un mixer e un proiettore costano uguale che davanti ci siano quaranta persone o novanta, quello che cambia è l'ambiente: un salone alto e profondo chiede più diffusori e una proiezione più luminosa di un'aula.

Poi c'è la persona, ed è lì che si risparmia sempre nel posto sbagliato. Il tecnico non è un accessorio del noleggio: è chi fa la prova audio, chi cambia il microfono che smette di funzionare a metà intervento, chi manda le slide del relatore arrivato con un portatile senza l'attacco giusto. Un impianto senza nessuno che lo governa funziona finché non serve davvero.

Il tempo tecnico va prenotato insieme alla sala, non dopo. Montaggio, prova e smontaggio sono ore in cui la sala è occupata, quindi ore che paghi, ed è il motivo per cui il conteggio tra ora e giornata cambia faccia: un convegno di quattro ore con due ore di allestimento prima e una di smontaggio dopo è già una giornata piena, e va prezzato come tale.

Quando lo spazio ha già la dotazione dentro il prezzo, questa voce si riduce al tecnico e a poco altro. Per questo si confrontano le sale sulla dotazione e non solo sulla tariffa: una sala più cara a giornata può uscire più bassa a conto finito.

• cosa c'è già in sala tra impianto, proiettore, schermo, cablaggi e rete, e con quali dimensioni
• se serve registrare o trasmettere, che è una voce a sé con altre persone e altro tempo
• i ricambi: un microfono in più, gli adattatori per ogni tipo di portatile, una ciabatta di scorta
• chi resta in sala per tutta la durata, e fino a che ora

Allestimento ed extra, le voci che il primo foglio non contiene mai

Sono le voci piccole che, sommate, spostano il totale più della trattativa sulla sala. Nessuno le dimentica per distrazione: le dimentica perché non hanno un fornitore unico, arrivano da sei posti diversi e ognuna sembra troppo minuta per meritare una riga.

Due meritano una riga in più. L'assicurazione di responsabilità civile, che molte strutture chiedono e che spesso si scopre tre giorni prima. E la segnaletica: dal portone alla sala ci sono un cortile, un ascensore e due corridoi, e senza indicazioni i primi venti minuti se ne vanno a recuperare persone perse.

Il modo per non lasciarne fuori nessuna è avere un elenco chiuso, sempre lo stesso, che si porta da un evento all'altro. Molte righe torneranno a zero e va benissimo: una voce a zero è una decisione presa, una voce che manca è una fattura che arriva lo stesso.

• stampa: badge, programmi, cartelline, roll-up, cartelli sui tavoli
• segnaletica dall'ingresso della struttura fino alla porta della sala
• fiori, piante e decorazioni, tutto quello che serve anche per le foto
• guardaroba, e qualcuno che lo presidi
• hostess, accoglienza e registrazione degli arrivi
• assicurazione di responsabilità civile
• pulizie straordinarie prima e dopo
• trasporti, facchinaggio e spedizione dei materiali
• diritti sulla musica, permessi e occupazione di suolo pubblico
• energia, illuminazione e piano pioggia per gli eventi all'aperto
• viaggio e ospitalità dei relatori

Come si costruisce il budget, voce per voce

Il conto si fa in otto passaggi, sempre nello stesso ordine, e si può fare a mano su un foglio in mezz'ora.

L'ultima divisione è la parte che quasi nessuno fa ed è quella che serve di più. Il totale dice quanto spendi, il costo a persona dice se l'evento ha senso: è il numero che confronti con l'edizione dell'anno prima, o con quello che l'azienda spende per portare le stesse persone a una fiera.

Se ti serve vedere come si muovono le voci quando cambi qualcosa, questo calcolatore ripete gli stessi passaggi: gli dai gli invitati, il tipo di evento e la durata, e restituisce la stima divisa per voce con il totale e il costo a persona.

Trattalo per quello che è, una prima stima: serve a capire dove sta il peso e quali due voci vale la pena trattare davvero. Se il costo a persona è già fuori scala adesso, non è un problema di trattativa, è il formato dell'evento che va cambiato.

• Fissa il numero di presenze realistiche, non la lunghezza della lista invitati.
• Scegli il formato, perché è lui a decidere il tipo di sala: platea con relatori porta alla sala conferenze, tavoli e servizio serale alla sala eventi, aule e workshop alla sala corsi, stagione buona e cocktail negli spazi outdoor e giardini.
• Metti la tariffa base partendo dalla media di categoria: 817 € al giorno per la sala eventi, 455 per la conferenze, 278 per la sala corsi, 414 per l'outdoor.
• Somma le ore vere, evento più montaggio, prova e smontaggio, e se superi il punto di pareggio passa alla giornata.
• Catering: prezzo a persona per numero di presenze, con bevande e personale dentro o fuori a seconda del preventivo.
• Tecnica: quello che manca allo spazio, più il tecnico per tutte le ore in cui la sala è aperta.
• Allestimento ed extra: l'elenco chiuso, riga per riga, anche le voci a zero.
• Somma tutto, aggiungi la riserva, poi dividi per il numero di presenze.

Il margine di sicurezza, quanto tenere da parte e perché serve sempre

La riserva va messa in ogni budget evento, e va messa come riga visibile invece che nascosta dentro un'altra voce. Un ordine di grandezza ragionevole è l'equivalente di una giornata di sala in più rispetto a quella prenotata: se la sala eventi ti costa 817 € al giorno, è una cifra di quel tipo che tieni fuori dal conto operativo.

Non è pessimismo, è esperienza. Le cose che mangiano la riserva sono sempre le stesse e si ripetono a ogni edizione.

La riserva dichiarata ha anche un effetto politico. Chi approva accetta volentieri una riga chiamata riserva, perché sa che esiste in ogni progetto; quello che non accetta è la stessa cifra che arriva a evento finito sotto forma di sforamento.

E se a evento finito la riserva è ancora lì, non l'hai sprecata: è il motivo per cui non hai dovuto fare nessuna telefonata imbarazzante. Va restituita, non spesa il giorno prima in un allestimento che nessuno aveva chiesto.

• persone in più rispetto al numero definitivo comunicato al caterer
• ore extra perché l'evento finisce dopo l'orario concordato
• un pezzo di tecnica che serve solo il giorno stesso
• il piano pioggia, se si sta all'aperto
• ristampe, perché un nome era sbagliato o il programma è cambiato
• viaggio e ospitalità di un relatore aggiunto all'ultimo momento

Come si taglia il budget senza rovinare l'evento

Ci sono quattro leve che abbassano il conto senza che in sala se ne accorga nessuno, e vanno tirate in quest'ordine.

Poi c'è la geografia, che vale quando l'evento non è legato a una sede precisa: sulla sala riunioni si passa da 222 € a Bologna a 286 a Milano, con Torino a 382. Se le persone arrivano comunque da fuori, la città è una variabile come le altre.

Quello che non si tocca, invece, è un elenco breve: il tecnico audio, il tempo di montaggio e la prova, l'accoglienza all'ingresso, l'assicurazione e i permessi, il cibo per persona sotto una soglia dignitosa, la riserva. Sono le voci il cui taglio non si vede nel preventivo e si vede benissimo durante l'evento. Meno invitati con un buffet fatto bene funziona, molti invitati con poco cibo è la cosa di cui si parla il giorno dopo.

• La data. Un infrasettimanale fuori stagione costa meno di un venerdì di giugno, sulla sala e spesso anche sui fornitori.
• L'orario. Un evento del mattino si chiude con un coffee break, uno delle sette di sera chiede l'aperitivo, uno delle otto chiede la cena. Spostare l'inizio di tre ore agisce sulla voce più pesante del budget.
• Il formato. In piedi invece che seduti riduce i metri quadrati per persona, e con meno metri quadrati a volte si scende di categoria di sala: un workshop in una sala corsi da 278 € al giorno fa lo stesso lavoro di un salone da 817, se il contenuto è quello.
• Il numero di invitati. È la leva più forte perché agisce insieme sul catering e sulla sala. Togliere quindici nomi può valere più di qualsiasi trattativa sul prezzo.

Gli errori che fanno esplodere il conto a due settimane dalla data

Gli sforamenti veri non nascono il giorno dell'evento, nascono nelle due settimane prima, quando tutte le decisioni rimandate arrivano insieme e ognuna ha un prezzo di urgenza.

C'è un filo che li tiene insieme: sono tutte decisioni prese tardi, e la fretta si paga allo stesso modo su ogni fornitore. Il rimedio non è un foglio più dettagliato, è una data: fissa il momento in cui il budget si congela, dichiaralo ai fornitori e a chi decide dentro l'azienda, e da lì in poi ogni modifica entra come variazione con il suo costo scritto accanto.

• Confermare la sala senza bloccare le ore di montaggio e smontaggio, e ritrovarsele in fattura come ore extra.
• Contare gli invitati sulla lista invece che sulle conferme, e pagare coperti che nessuno mangerà.
• Mettere a confronto preventivi non confrontabili, uno con IVA e personale dentro e l'altro no.
• Rimandare stampa e segnaletica: la stessa cosa ordinata all'ultimo costa la stampa più la fretta.
• Cambiare formato in corsa, da buffet in piedi a servizio seduto, senza rifare il conto dei metri quadrati per persona.
• Non chiedere cosa succede se piove, quando l'evento ha una parte all'aperto.
• Dimenticare che oltre un certo orario il personale della struttura va pagato in più, e che l'evento finisce sempre dopo.
• Pagare due volte la stessa cosa, per esempio noleggiare uno schermo che in sala c'era già.

Come si presenta il budget a chi lo deve approvare

Una pagina, non un foglio di calcolo. Chi approva guarda tre cose: il totale, il costo a persona e cosa succede se dice di no. Il resto lo apre solo se qualcosa non torna.

Lo scenario ridotto non è un segno di debolezza, è il modo di evitare che il taglio lo faccia qualcun altro a caso. Se non lo porti tu, prima o poi arriverà una richiesta generica di abbassare il conto, e la scelta di cosa togliere finirà a chi al sopralluogo non c'era.

Le scadenze contano più di quanto sembri. Un'opzione su una sala eventi tiene la data per pochi giorni, e nelle città dove gli spazi sono contesi, Milano con 71 e Roma con 55 in testa, il venerdì della settimana buona diventa di qualcun altro mentre aspetti una firma. Scrivere la data entro cui serve l'approvazione non è pressione, è l'informazione che manca a chi deve decidere.

• il totale, con la riserva già dentro e dichiarata come riga a sé
• il costo a persona, che è il numero che verrà ricordato in riunione
• le voci in ordine di peso, dalla più grossa alla più piccola, non in ordine cronologico
• due scenari, quello che proponi e uno più leggero, con scritto cosa si perde passando dall'uno all'altro
• le scadenze: quando scade l'opzione sulla sala e quando scade il preventivo del catering
• cosa compra l'azienda in una riga: quante persone, di che tipo, e cosa devono portarsi a casa