Affittare a ore o a giornata: quale conviene davvero

Perché non esiste una risposta valida per tutti gli spazi

La convenienza fra ora e giornata non dipende dal tipo di spazio né dalla città. Dipende da un rapporto: quanto costa la giornata rispetto all'ora nello stesso annuncio. Quel rapporto lo decide l'owner, spazio per spazio, e cambia in modo enorme.

Prendi due categorie agli estremi. Un posto in coworking costa in media 12 € l'ora e 42 € al giorno: la giornata intera vale poco più di tre ore di postazione, quindi appena passi la mattinata il conto a ore non ha più senso. Uno studio di registrazione costa in media 32 € l'ora e 458 € al giorno: per far pareggiare la giornata dovresti restare dentro più di quattordici ore. Stessa domanda, risposte opposte.

Il motivo è che la tariffa giornaliera non è mai la tariffa oraria moltiplicata per otto. È un prezzo pensato per un altro tipo di cliente. Chi prende la giornata di solito occupa lo spazio in esclusiva, monta qualcosa, lo smonta, e in cambio l'owner rinuncia a rivendere le stesse ore ad altri. Quando l'owner vuole quel tipo di cliente, sconta la giornata parecchio. Quando invece la sua giornata tipo è fatta di prenotazioni brevi che si susseguono, la giornata resta cara e l'ora diventa il prodotto vero.

Che cosa compri davvero quando prendi la giornata

A ore compri uno slot dentro il calendario di qualcun altro. A giornata compri il calendario. È la differenza che pesa di più, ed è proprio quella che il confronto fra i due prezzi non mostra.

Nel dettaglio cambiano tre cose. La prima è l'ingresso e l'uscita: a ore l'orario è secco, prima c'è qualcuno e dopo c'è qualcun altro, e se sfori il problema è tuo. A giornata l'inizio e la fine hanno margini, e spesso comprendono il tempo per sistemare. La seconda è che a giornata puoi lasciare la roba dov'è: attrezzatura, materiali, allestimento, senza doverli portare via a metà. La terza è la testa con cui lavori: con la formula a ore stai guardando l'orologio, e questo conta più di quanto sembri quando devi condurre una riunione o dirigere un set.

Per questo le due tariffe non sono in scala fra loro. Una sala eventi sta in media a 75 € l'ora e 817 € al giorno, e nessuno affitta una sala eventi per novanta minuti: il prezzo orario esiste quasi per scoraggiare, la giornata è il prodotto. Una sala riunioni sta a 38 € l'ora e 199 € al giorno, e lì vale l'opposto: l'ora è il prodotto normale, la giornata serve a chi ci passa dentro un intero ciclo di incontri.

La soglia di pareggio: giornaliero diviso orario

Il calcolo è uno solo: dividi il prezzo della giornata per il prezzo dell'ora. Il risultato è il numero di ore oltre il quale la giornata costa meno. Sopra quel numero la formula a ore è denaro buttato, sotto quel numero è la giornata a esserlo.

Prendi la sala riunioni media italiana: 38 € l'ora, 199 € la giornata. 199 diviso 38 fa 5,2. Vuol dire che cinque ore a tariffa oraria costano 190 €, ancora meno della giornata, mentre sei ore ne costano 228, cioè quasi trenta euro in più di quanto pagheresti tenendo la sala dalla mattina alla sera. La soglia sta lì in mezzo, poco sopra le cinque ore.

Due avvertenze sul numero che esce. La prima è che quasi mai è tondo, e la frazione va letta come un avviso: se ti viene 5,2 e tu pensi di stare cinque ore, sei sul filo, e basta un quarto d'ora di ritardo per ribaltare il conto. La seconda è che la media nazionale serve a farsi un'idea della categoria, non a decidere: la soglia va rifatta con le due tariffe dell'annuncio che stai guardando, perché due sale nella stessa via possono avere rapporti molto diversi.

Se vuoi toglierti il calcolo di mezzo, metti le due tariffe dello spazio e le ore che pensi di occuparlo: esce quale formula costa meno per quel numero di ore, e da quante ore in poi la giornata prende il sopravvento. Quello che ne viene fuori è il punto di partenza onesto della decisione, non ancora la decisione: come vedrai fra due sezioni, quel numero va quasi sempre spostato un po' più in basso.

Le categorie in classifica, dalle tre ore alle quattordici

Applicando la stessa divisione alle medie nazionali di 1.778 spazi realmente prenotabili viene fuori una classifica che dice parecchio su cosa stai comprando.

Le soglie alte stanno tutte dove il lavoro è lungo per sua natura. Registrare, allestire una serata, tenere un corso: nessuna di queste cose si esaurisce in tre ore, e l'owner lo sa. Tiene quindi la giornata bassa rispetto all'ora e mette una tariffa oraria alta che serve soprattutto a coprire le eccezioni. In pratica ti sta dicendo che il prodotto è la giornata, e che l'ora la vende malvolentieri.

Le soglie basse, intorno alle tre o quattro ore, raccontano l'opposto. Coworking, postazione singola, ufficio privato, studio estetico: spazi che si riempiono a turni brevi, dove la giornata costa poco più di mezza giornata. Lì il calcolo quasi non serve, perché la giornata vince appena superi la mattinata, e la tariffa oraria resta un'opzione per chi passa a fare due ore fra un appuntamento e l'altro.

In mezzo c'è la zona in cui la decisione è vera, fra le quattro e le sei ore: sala riunioni, sala conferenze, sala podcast, outdoor e giardini. Qui il rapporto fra le tariffe è così stretto che mezz'ora in più o in meno sposta il risultato, e a scegliere non è l'aritmetica ma quello che ti aspetti da quella giornata. Nota il caso dell'outdoor: ha la tariffa oraria più alta di tutta la classifica, 103 €, e insieme una delle soglie più basse. Pagare un giardino a ore è fra le cose meno convenienti che puoi fare, e infatti quasi nessuno lo fa.

• Studio di registrazione: 32 € l'ora, 458 € al giorno. Pareggia oltre le 14 ore.
• Sala eventi: 75 € l'ora, 817 € al giorno. Pareggia intorno alle 11 ore.
• Sala corsi e formazione: 40 € l'ora, 278 € al giorno. Circa 7 ore.
• Sala pose e produzioni: 54 € l'ora, 344 € al giorno. Poco più di 6 ore.
• Studio medico: 23 € l'ora, 128 € al giorno. Circa 5 ore e mezza.
• Sala riunioni: 38 € l'ora, 199 € al giorno. Poco più di 5 ore.
• Sala podcast: 48 € l'ora, 235 € al giorno. Poco meno di 5 ore.
• Sala conferenze: 94 € l'ora, 455 € al giorno. Poco meno di 5 ore.
• Outdoor e giardini: 103 € l'ora, 414 € al giorno. Circa 4 ore.
• Fitness e wellness: 42 € l'ora, 164 € al giorno. Poco meno di 4 ore.
• Ufficio privato: 27 € l'ora, 98 € al giorno. Poco più di 3 ore e mezza.
• Coworking: 12 € l'ora, 42 € al giorno. Tre ore e mezza.
• Studio estetico e beauty: 24 € l'ora, 82 € al giorno. Poco meno di 3 ore e mezza.
• Postazione singola: 14 € l'ora, 45 € al giorno. Poco più di 3 ore.

Perché la soglia vera è più bassa di quella che hai calcolato

Il conto dà per scontato che le ore che paghi siano le ore che usi. Non succede quasi mai. In mezzo ci sono i tempi che nessuno mette a preventivo, e vanno tutti nella stessa direzione: allungano.

Mettendo insieme queste voci, la prenotazione a ore che pensavi di quattro finisce quasi sempre a cinque, e quella da sei a sette. Per questo la regola pratica è togliere un'ora alla soglia calcolata e decidere su quel numero: se ti viene 5,2, tratta quattro ore e qualcosa come il punto di ribaltamento. Se le ore che prevedi ci arrivano vicine, prendi la giornata.

C'è anche un motivo che con i soldi non c'entra. Quando paghi a ore, ogni imprevisto diventa una piccola decisione da prendere in fretta: tiriamo dritto o chiudiamo qui? Quella decisione la prendi male, perché la prendi mentre stai facendo altro. La giornata la elimina, e vale qualcosa anche quando in fattura costa un po' di più.

• Il montaggio e lo smontaggio: arrivare prima per attaccare il proiettore, spostare i tavoli, provare l'audio.
• I ritardi degli altri: se la riunione parte con venti minuti di attesa, quei venti minuti li paghi tu.
• Le pause: un corso di sei ore ne ha almeno una lunga, e la sala resta occupata anche mentre nessuno la usa.
• Lo sforamento: molti spazi fatturano l'ora iniziata, quindi dieci minuti in più costano come sessanta.
• Il riassetto finale: rimettere a posto prima di uscire è tempo dentro la prenotazione, non fuori.

Quando la giornata conviene anche se costa di più

Ci sono casi in cui prendi la giornata sapendo che pagherai più del conto a ore, e fai bene lo stesso. Il criterio è uno: quanto ti costerebbe finire di corsa.

Uno shooting con più set non ha un orario prevedibile, e se la luce va storta o il soggetto arriva tardi una sala pose presa a ore ti costringe a tagliare l'ultimo blocco, che spesso è quello per cui avevi prenotato. Una selezione con dieci candidati in fila slitta sempre. Una giornata di formazione con esercitazioni finisce quando finisce. In questi casi il costo di sforare non è la tariffa oraria in più, è il lavoro che non hai fatto.

Il secondo caso è quando lo spazio è conteso. Nelle città dove gli spazi sono pochi e richiesti, prenotare a ore vuol dire incastrarsi fra due prenotazioni altrui, senza margine né prima né dopo. Milano conta 71 spazi, Roma 55, Napoli 16: nelle fasce centrali le sale buone si esauriscono, e la giornata diventa anche il modo per avere l'orario che vuoi invece dell'orario che avanza.

Quando l'ora conviene anche oltre la soglia

Esiste anche il caso opposto, ed è meno raro di quanto sembri: ore previste sopra la soglia, e conviene comunque pagare a ore.

Il primo motivo è banale e decisivo insieme: lo spazio la giornata non te la vende. Molte sale dentro hotel, centri congressi e uffici gestiti lavorano a fasce fisse, mattina o pomeriggio, e la giornata intera non è a listino. Il secondo è il budget rigido: se la spesa deve stare sotto una cifra approvata da qualcun altro, una prenotazione a ore da 190 € passa e una giornata da 199 € torna indietro, e discuterne costa più di quanto risparmi.

Il terzo è l'incontro breve e basta. Se sai di stare tre ore in una sala riunioni media, 114 € contro 199 € è una differenza che nessun ragionamento sulla comodità recupera. Il quarto è l'incertezza al contrario: quando c'è una possibilità concreta di finire prima, prenotare poche ore ed eventualmente aggiungerne è più prudente che pagare in anticipo una giornata che userai a metà. Vale per le presentazioni a un cliente, che possono chiudersi in mezz'ora come durare fino a sera.

Le domande da fare allo spazio prima di scegliere

Prima di scegliere la formula conviene chiarire alcune cose con l'owner, perché spostano il conto più della tariffa.

Falle nel messaggio di richiesta, prima di prenotare, non dopo. Un owner serio risponde in poche righe, e la risposta ti dice anche con chi hai a che fare. Se sulle domande di orario e di sforamento le risposte restano vaghe, la formula a ore in quello spazio è un rischio: tutte le incertezze finiscono sul tuo conto finale.

• Che cosa comprende la giornata, in ore vere: dalle 9 alle 18 e dalle 8 alle 20 sono due prodotti diversi allo stesso prezzo.
• Se montaggio e smontaggio stanno dentro l'orario o fuori: su shooting, corsi ed eventi è la voce che sposta di più.
• Che cosa succede se sfori: si paga il quarto d'ora, l'ora iniziata, o c'è una penale? E c'è una prenotazione subito dopo la tua?
• Che cosa è incluso: pulizia, riassetto, wifi, proiettore, sedie in più, oppure sono voci a parte.
• Se c'è un minimo di ore: molte sale non scendono sotto le due, e questo alza la soglia reale.
• Se la giornata è in esclusiva o lo spazio resta condiviso con altri.

Pacchetti di ore e abbonamenti, la terza formula

Ora e giornata sono le due formule della singola prenotazione. Appena torni più di una volta la domanda cambia: non è più quale formula conviene oggi, ma quante volte ci tornerai in un mese.

Il conto resta semplice. Una giornata di coworking sta in media a 42 €: dodici giornate, cioè tre volte a settimana, fanno poco più di 500 € in un mese. A quella cifra un abbonamento mensile ha senso quasi sempre, e se non ce l'ha vuol dire che è caro. Lo stesso vale per un ufficio privato a 98 € al giorno: due giorni a settimana sono quasi 800 € al mese, ed è il punto in cui conviene chiedere se esiste una formula continuativa.

I pacchetti di ore prepagati stanno in mezzo, e vanno letti su due punti: la scadenza e la frazionabilità. Un pacchetto che scade in tre mesi ti sconta l'ora ma ti impone un ritmo che magari non hai, e se ne perdi un pezzo lo sconto sparisce. Un pacchetto senza scadenza, o con ore trasferibili su un'altra sala dello stesso owner, è quasi sempre un buon affare per chi usa lo spazio a intervalli irregolari.

Vale anche l'osservazione dal lato di chi affitta: pacchetti e abbonamenti esistono perché all'owner conviene riempire il calendario con prenotazioni prevedibili. È per questo che di solito si possono chiedere. Se prevedi un uso ricorrente dillo prima di prenotare la prima volta, perché il prezzo di listino non è sempre l'ultima parola.

Come si decide in due minuti

Il metodo completo sta in quattro passaggi, e li fai sull'annuncio che hai davanti, non sulle medie.

Il quinto passaggio non è aritmetica ed è quello che conta di più: chiediti se durante quelle ore vuoi poter guardare l'orologio. Se la risposta è no hai già deciso, e la differenza di prezzo è semplicemente il costo di non pensarci.

Le medie servono a capire dove ti trovi. Se in una categoria la soglia tipica è di tre ore e mezza e l'annuncio che stai guardando ne chiede otto, quel prezzo è fuori scala in un verso o nell'altro, e vale la pena confrontarlo con altri della stessa città. I dati per farlo stanno nell'osservatorio prezzi, calcolati sugli spazi realmente prenotabili e non sui listini vetrina.

• Dividi la tariffa giornaliera per quella oraria: hai la soglia aritmetica.
• Togli un'ora: hai la soglia vera, quella che tiene conto di montaggio, ritardi e sforamenti.
• Conta le ore che ti servono davvero, compreso l'arrivo prima e il riassetto dopo.
• Se sei sopra o vicino alla soglia vera prendi la giornata, se sei chiaramente sotto prendi le ore.